PLANEAMIENTO Y CONTROL
La definición a priori
de planeamiento proviene de hacer planes: un plan es un curso de acción
predeterminado que representa en sí mismo objetivos y actividades
necesarias para lograr dichos objetivos. Por su parte, definimos al
control como la actividad por la cual se actualizan las desviaciones a
partir de la confrontación entre lo planeado y el resultado en la
ejecución del plan, y la elaboración de acciones correctivas.
El plan debe formular en detalle los siguientes aspectos:
1. Qué productos o servicios ofrecerá, a qué mercado se dirigirá la empresa, y durante cuánto tiempo se efectuará.
2. Qué
recursos de la empresa (materiales, humanos y financieros) se
requerirán, cómo se utilizarán, y el tiempo de utilización de los
mismos.
3. Qué resultados se obtendrán de la implementación de los planes, medidos en ventas, costos, gastos y utilidades.
4. Qué
procedimientos de control se utilizarán durante la ejecución de los
planes, de tal modo que cualquiera que lleva a la práctica dicho plan
sepa en qué momento las cosas no se desarrollan de acuerdo a lo
previsto, y se pueda evaluar la corrección de los desvíos.
En Introducción al tema planeamiento, los autores nos dicen que:
“Planear
es la acción consistente en definir objetivos y elegir los medios aptos
para alcanzarlos. Toda actividad entraña algún proceso de planeamiento.
El
planeamiento es un proceso circular y continuo: se establecen
objetivos, e determinan planes, se organiza y ejecuta y finalmente se
controla, reiniciando luego el ciclo. El planeamiento, por lo tanto,
sólo es el primer paso en el proceso administrativo.
El
proceso de planeación empresaria implica la actitud predictiva,
interesada en el efecto futuro de las decisiones tomadas en el presente,
es decir, en establecer un puente entre el punto en que nos encontramos
y aquel al cual queremos llegar, mediante la elección de los medios
para tal fin.”
Mintzberg nos dice:
“El
objeto del plan consiste en especificar un output deseado (un nivel de
exigencia) en algún momento futuro, y el objeto del control consiste en
determinar si se ha cumplido el mismo. Así, pues, la planificación y el
control están tan estrechamente unidos como el caballo y el carro: no
puede haber control sin una planificación previa, y los planes pierden
su influencia sin un control de su desempeño. Juntos regulan los
outputs indirectamente también el comportamiento.”
Podemos
distinguir dos sistemas de planificación y control fundamentalmente
distintos; uno se ocupa de la regulación del rendimiento general y el
otro intenta regulas acciones determinadas. Dado que el primero efectúa
principalmente un control a de los resultados, lo denominaremos control
de rendimiento. En otras palabras, (...) la organización puede regular
sus outputs de dos modos distintos: utilizando el control de
rendimiento para medir los resultados de toda una serie de acciones y
empleando dicha información para instaurar cambios (...), o bien
utilizando la planificación de acciones para determinar de antemano las
decisiones o acciones concretas que serán necesarias (...).”
FACTORES QUE CONDICIONAN EL PLANEAMIENTO
La
función de planeamiento en las organizaciones se encuentra influenciada
en su desarrollo y ejecución, tanto por factores internos como externos
a la organización, carectarizados integralmente como contexto.
A los factores internos podemos clasificarlos en:
a) Tamaño de la organización:
el mismo está relacionado tanto con el número de niveles jerárquicos
como con el número de divisiones funcionales que la componen. Las
grandes organizaciones de esta manera tendrían estructuras más complejas
que las organizaciones más pequeñas. Así, cuanto mayor sea la
organización, más compleja será su estructura, más especializados
estarán sus tareas, más diferenciadas sus unidades y más desarrollado su
componente administrativo. Esto implicará a priori una necesidad
de mayor coordinación de las unidades entre sí, y esto se lograr a
través de la implementación de sistemas de planeamiento y control.
Al
mismo tiempo, no se puede afirmar que por ser una organización pequeña,
no exista en su seno un sistema de planeamiento y control. En
organizaciones con alto número de profesionales se puede presentar menos
formalización, pero al administrar por objetivo le permite implementar
sistemas de planeamiento y control para medir el correcto desempeño de
sus miembros.
b) Cultura organizacional:
la misma presupone un sistema de creencias y valores que integra y
cohesiona a los individuos que forman parte de la organización, que da
origen a sus características. Estará conformada por todos los aspectos
formales y no formales existentes, que reglamenten y normen las
relaciones interpersonales de los individuos que forman parte de la
organización.
Toda organización, a través de la interacción de sus
miembros, crea su propia cultura organizacional. Esto implica no sólo
la aceptación, por parte de los integrantes y del sistema formal, sino
también la aceptación del sistema no formal, donde se reflejan las
disputas internas y externas. Esta situación de posible conflicto puede
ser uno de los motivos principales del fracaso de la implementación del
sistema de planeamiento y control, debido a que las disputas de poder
tienden a incrementarse cuando hay proceso de asignación de medios y
recursos.
Los
factores externos son de creciente importancia en el desarrollo de las
organizaciones, debido a la complejidad que significa el manejo de los
negocios. El contexto se vuelve cada vez más complejo y turbulento,
entonces las organizaciones deben poder adaptarse a los cambios que
aquél genera a fin de poder sobrevivir.
c) Medio tecnológico:
se puede definir a la tecnología como el conocimiento de una sociedad, y
la forma en que se aplica y utiliza; así los recursos de una economía
se convierten en producción de bienes o servicios que luego son
ofertados para su consumo.
La
base tecnológica, que poseen las distintas sociedades, afecta las
oportunidades que tienen las organizaciones para desarrollarse. Todo
intento de desarrollo de una organización está condicionado por la
tecnología que está a su alcance y uso.
Podemos clasificar en general a las sociedades como: tradicionales, cuando las mismas emplean relativamente poca tecnología y su producción derivada es de escasa magnitud, y modernas,
cuando utilizan mayor tecnología obteniendo así productos con un mayor
valor agregado, así también el uso de recursos más eficientes. La
aplicación de tecnología en los procesos de producción trae aparejado
que la mano de obra sea más productiva.
d) Medio económico:
para la mayoría de las organizaciones, éste es un factor primordial,
pues el desarrollo de las actividades está íntimamente relacionado con
los mercados a donde dirigen sus productos, conde dirimen con otras
organizaciones las preferencias de los consumidores, y donde obtienen
los recursos necesarios para continuar con su operatoria.
Las
condiciones económicas que rodean a las organizaciones afectan
directamente el comportamiento de éstas y la forma en que desarrollan
sus negocios. La manera en que se comporta la competencia ya no alcanza
al momento de analizar la influencia que la economía en general tiene en
las organizaciones se encuentran inmersas demuestra la turbulencia y la
dinámica de las variables económicas, al momento de predecir el
comportamiento no sólo de los mercados, sino también de los consumidores
cuando se debe decidir la adquisición de bienes y/o servicios.
e) Medio político y social:
se refiere esencialmente a la forma y a los motivos por los cuales la
gente vive y se comporta. Resulta difícil predecir el rumbo y velocidad
del cambio en este sector. Las actitudes y las opiniones de las
personas, de los formadores de opinión, de los diferentes actores
sociales y del gobierno se tornan importantes al momento de analizar el
ambiente político.
El
medio político no debe considerarse siempre como una variable negativa
para las empresas. Los gobiernos pueden decidir el estímulo de los
negocios y la apertura de mercados como paso previo a la satisfacción de
las demandas sociales. Programas especiales de incentivo a la
producción en determinadas industrias, incentivos financieros que
alientan el establecimiento de bienes de capital, políticas de
desarrollo del empleo y reglamentaciones impositivas son algunos
ejemplos del rol de la política y la forma de afectación en las
organizaciones.
La
importancia de las distintas condiciones del medio varía con el tiempo,
lo que hoy es importante puede no serlo mañana. La importancia esté en
la potencialidad de ser crítico para con la organización a punto tal de
poder afectar el normal desenvolvimiento y desarrollo de la misma en un
futuro cercano.
TIPOS DE PLANEAMIENTO
Una
clasificación puede realizarse de acuerdo con el horizonte que se desea
planear, y está íntimamente relacionada con el alcance temporal que
tendrán los planes, los programas y los procedimientos que lo
involucran, así como también los efectos que éstos producirán en la
organización. Esta clasificación varía con e tipo de organización y el
país donde se desenvuelve, por lo general:
* Corto plazo, hasta 18 meses
* Mediano plazo, desde 18 meses a los 5 años
* Largo plazo, más de 5 años.
Otro
aspecto a tener en cuenta al momento de clasificar al planeamiento es
la cantidad de recursos, tanto humanos como materiales, que se
comprometen en cada acción que demande el planeamiento y la decisión que
fundamenta su ejecución. Así podemos clasificar el planeamiento en:
# Estratégico:
cuyo horizonte de instrumentación será el largo plazo, los recursos
asignados y comprometidos en este proceso serán lo de la organización
toda, y las decisiones que acompañen este proceso estarán relacionadas
con la adecuación de los planes a los objetivos de la organización: su
instrumentación da por origen a las distintas políticas a seguir por los
niveles gerenciales.
# Táctico:
posee un horizonte de planeamiento a mediano plazo, incluye la
organización de los recursos a través de la elaboración de los planes
donde se contemple la reasignación y reestructuración de las funciones
de acuerdo con las políticas establecidas por la dirección para la
concreción de los objetivos, asignación de recursos para la ejecución de
los planes y la instrumentación de los controles para la medición de
los resultados.
# Operativo:
el horizonte de planeamiento es el corto plazo, se define como la
asignación de los recursos según la operatoria actual, y las decisiones
adoptadas corresponden a establecer todos los procedimientos, tareas o
acciones a desarrollar y que tengan como objetivo la ejecución y control
de los planes.
Si tenemos en cuenta la forma de encarar la función de planeamiento, según Ackoff,
establece las siguientes tipologías derivadas en las orientaciones
temporales, si bien aclara que las mismas en realidad pueden presentarse
de manera conjunta, pero siempre habrá alguna que predomine sobre la
otra:
- Reactiva:
la orientación del proceso de planeamiento es el pasado. Se realiza
teniendo en cuenta sólo el comportamiento pasado de la empresa y
representa sólo una proyección de lo actuado.
- Inactiva:
la orientación del proceso de planeamiento se sitúa hacia el presente, y
da como respuesta satisfactoria, frente al contexto, el comportamiento
actual de la organización.
- Preactiva:
la orientación del proceso de planeamiento se realiza teniendo en
cuenta el desenvolvimiento futuro de la organización frente al contexto o
ambiente.
- Interactiva:
considera el pasado, el presente y el futuro como aspectos diferentes,
todos ellos a tener en cuenta al momento de efectuar el planeamiento,
enriqueciendo este proceso con los distintos enfoques aportados.
La
entrada precedente ha sido extractada del libro Sistemas
Administrativos, Goméz Fulao, Magdalena y Colaboradores, Editorial
Macchi. Buenos Aires, 1999.
