Un resumen por aquí

Si buscamos en el diccionario de la Real Academia Española, el verbo resumir (Del latín: resumĕre, volver a tomar, comenzar de nuevo), la primera acepción que encontramos es: Reducir a términos breves y precios, o considerar tan solo y repetir abreviadamente lo esencial de un asunto o materia.

Entonces, entendemos por la palabra resumen a una representación abreviada y precisa del contenido de un documento, es decir una breve redacción que recoge las ideas principales de un texto dado.

La particularidad que tiene el resumen, es que representa una síntesis del texto analizado, siendo una práctica habitual su uso en el marco del aprendizaje y estudio de textos. En este sentido, el resumen es de utilidad para la persona que lo realizó, en función de la aplicación que se realizará y de los conocimientos aprendidos; esto implica muchas veces, que el resumen se tiña de una subjetividad, tanto en su lenguaje como en sus contenidos, lo que puede desvirtuar el texto original con opiniones o interpretaciones del autor del resumen, que hace dificultosa su aprovechamiento por terceros.

La utilización de resúmenes por parte de los alumnos, es una práctica habitual, y muchos de esos tópicos se pueden encontrar en internet, y el alumno muchas veces no posee los conocimientos para advertir si el resumen “googleado” es buena o mala calidad.

De más está decir que un libro no puede suplirse por un resumen, y que rescato su utilización una vez abordado y estudiado los conceptos de los libros indicados en la bibliografía.

Sin embargo, para el libro de Mintzberg, “Diseño de organizaciones eficientes”, ante la proliferación de cientos de resúmenes en internet, muchos de ellos de dudosa calidad o con gruesos errores conceptuales, rescato para utilizar como repaso, como indique anteriormente, los siguientes documentos, “Mintzberg: la estructuración de las organizaciones” de los autores: Enric Brull Alabart y María de los Ángeles Gil Estallo; y “Modelo de las configuraciones de Mintzberg” del profesor Carlos Ramirez Guerra; si bien los mismos desarrollan el tema actualizando los conceptos con lo desarrollado por el autor de marras en sus libros posteriores.

No te vayas...

Carta que le escribió la maestra entrerriana Yohana Fucks a Lionel Messi, pensando en sus alumnos.

Lionel Messi:

Probablemente jamás leas esta carta. Pero la escribo igual, no como hincha del fútbol sino como docente argentina, esa profesión que elegí y que me apasiona como a vos la tuya.

Podría escribirte sobre la maravilla de tus talentos para el deporte más amado de nuestro país, sobre el placer que me moviliza ser una de las generaciones que pueden verte desplegar la magia en tus botines, sobre la admiración que despertas en cada uno de los gurises del mundo entero. Pero todo eso sería repetir frases hechas. Por eso voy a escribirte para que me ayudes en un reto mucho más complejo de los que hasta ahora enfrentaste, quiero que me ayudes en la difícil misión de formar las conductas de esos chicos que te ven como un héroe futbolero y como un ejemplo a seguir.

Por más amor y dedicación que ponga en mi trabajo, jamás tendré de mis alumnos esa maravillosa fascinación que sienten por alguien como vos. Y hoy verán a su más grande ídolo rendirse. Te ruego queno les des el gusto a los mediocres, a esos que frustrados por sus miles de metas no alcanzadas vuelcan sus rencores en un jugador de fútbol, a esos que opinan de todos los demás porque hacerlo es fácil y gratuito. Y te lo dice una maestra que con el abismal espacio que nos separa, lidia con esa liviana costumbre argentina de creer que el trabajo de otro es sencillo, que meter goles en un arco es tan simple como construir una casa o formar el futuro de una persona. Esa enferma necesidad de tocar siempre de oído, de ponernos en jueces insensatos que sentencian con desprecio y arrogancia el desempeño del otro, poniendo con valor solo las victorias y desmereciendo los errores como fracasos, esos mismos errores que nos hacen humanos en continuo aprendizaje.

Por favor no renuncies, no les hagas creer que en este país solo importa ganar y ser primero. No les muestres que por más éxitos que uno coseche en la vida, nunca terminará de conformar a los demás y peor aún, no les hagas sentir que deben vivir para conformar a los otros. No les brindes ese mensaje errado de que a pesar de tantas adversidades superadas, a pesar de pelearla desde muy pibe para llegar a ser el hombre triunfador de hoy, a pesar de asumir responsabilidades desde muy temprana edad y haber luchado hasta con impedimentos físicos para lograr tus sueños, todo eso se opaca ante las críticas de los envidiosos que en el fondo solo desean ser como vos.

Si vos que tuviste la familia acompañandote, que tenes un rico patrimonio personal y el apoyo de tanta gente, no lo logras, ¿como podrían ellos creerse capaces de continuar adelante pese a tantas batallas que día a día deben enfrentar? 

Yo no les hablo a ellos del Messi que juega maravillosamente al fútbol, sino del que practicó miles de tiros libres para lograr embocar la pelota en ese ángulo inalcanzable para cualquier arquero; les hablo del Messi que soportó siendo un niño como ellos tantas dolorosas agujas para seguir en pie tras lo que amaba; les hablo del Messi que con todo el dinero que ha ganado ayuda a otros chicos como ellos en sus diferentes dificultades; les hablo del Messi hombre, el que formó su familia y lidia todos los días con el rol más importante que es ser un buen padre; les hablo del Messi que impide que un fanático que lo sorprende en pleno partido salga de allí lastimado; les hablo del Messi que puede equivocarse hasta errando un penal porque de fallas estamos hechas las personas y eso les muestra que hasta el más grande de todos los tiempos es imperfecto.

 No te rindas, no guardes la camiseta con los colores de nuestra Patria porque al ponertela te convertis en un argentino mas que nos representa a todos, y no todos esperamos medallas y copas para sentirnos maravillosamente orgullosos de que vos lo seas. No hagas que mis gurises sientan que salir segundos es una derrota, que el valor de las personas está en cuán llenas esten sus vitrinas, que perder un partido es perder la gloria.

Mis alumnos necesitan entender que los más nobles héroes, sin importar si son médicos, soldados, maestros o jugadores de fútbol, son los que brindan lo mejor de sí mismos para el bienestar de otros, aun sabiendo que nadie los valorará más por ello, sabiendo que si lo logra, el triunfo es de todos, pero si falla el fracaso solo será de él, y aun así lo intenta. Pero sobre todo, se tiene heroísmo y hombría, cuando se lucha y superan las pérdidas con coraje y entereza, aun con todo el universo diciéndonos que no vamos a lograrlo. Y un día se encuentran con la mayor de las victorias: ser felices siendo ellos mismos, sin reclamarse cuántos demonios debieron enfrentar para lograrlo.

Todos hablan de pelotas, yo creo en la fortaleza de tu corazón.

                                   No te vayas (hace click)

Cursogramas

A modo de resumen, un cursograma, es un diagrama que permite representar gráficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas.

A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Utilidad

Los cursogramas permiten conocer:

* Las unidades funcionales, dentro de la organización, que participan en el procedimiento.

* Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.

* Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.

* Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.

* Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Representación Gráfica

El cursograma, a su vez es una representación gráfica de un procedimiento administrativo; para ello se vale de: símbolos, que son elementos o figuras que sirven para representar los hechos que suceden en los procedimientos; y reglas que rigen la forma de graficación y fijan los criterios que se tendrán en cuenta en su elaboración.

Si bien existe una gran diversidad de lenguajes para realizar un cursograma, se han establecido una serie de normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionalización de Materiales - IRAM), con el fin de unificar estos conceptos.

Las normas son:

Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se refiere a la simbología a utilizar en los cursogramas.

Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se refiere a las técnicas de diagramación.

Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas.

Idependientemente de lo indicado, se adjunta un link para consultar la simbología utilizada en el diseño de cursogramas.

Diagramas de Representación

Entre las herramientas aplicadas en el desarrollo de sistemas de información están los diagramas de representación, utilizados a fin de representar un sistema o procedimiento administrativo mediante representaciones gráficas o diagramas, su realización permite hacer una abstracción esquemática de la realidad, y su grado de simplicidad o detalle determinará cuál de ellos usar.

Los mismos son:

Diagrama de Bloque: Permite realizar la representación global y simplificada del sistema, procedimiento o circuito administrativo; nos permite tener una visión sintética de su funcionamiento, describiendo sus partes básicas: los soportes de información de entrada y salida, los archivos en uso y los principales procesos que vinculan las otras tres partes.

Se utiliza para representar los sistemas vigentes y su uso típico es como herramienta de diseño global. Como tal, la definición del diagrama debe partir de los requerimientos generales del sistema en términos de salidas de información; en función de estas, se establecerán las entradas o datos que, una vez detectados y registrados, deberán mantenerse por un periodo determinado. Aquí el analista definirá cuales son los archivos y los procesos necesarios. Por lo tanto el diagrama será de la siguiente manera:

Diagrama de interdependencia sectorial: Este tipo de diagrama (que puede utilizarse como mapa de proceso en la reingenieria) es de utilidad cuando se requiere una visión global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecución del trabajo administrativo. En este diagrama nos muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso. 

Cursogramas: Este tipo de diagramas es el más detallado de los descriptos; permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica. Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas. Este tema ha sido desarrollado en la siguiente entrada de este blog: Cursograma.

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Podemos extraer de Papers de Sistemas y Métodos Administrativos, de Alberto R. Lardent, el siguiente texto:

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág. 664):

”a) no deje de verse algún aspecto importante;

b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;

c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos

futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

• Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable;

• Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;

• Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

• Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;
• Quiénes son esos participantes;
• Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento.

Principios, Fases y Beneficios de la Planeación Interactiva

Siguiendo la lectura del libro “La planificación de la empresa del futuro”, de Russell Ackoff; que comenzamos en dos entradas anteriores (Orientaciones básicas respecto al planeamiento y Tipos de Planeamiento); el autor nos indica que para poder aplicar la planeación interactiva hay que conocer cuales los principios operativos que la sustentan. Estos principios operativos son tres: el principio participativo, el principio de continuidad y el principio holístico.

El Principio Participativo: Asevera que en el proceso de planeación, el proceso es el producto más importante. Es mediante la participación en el proceso de planeación que los miembros de la organización pueden desarrollarse, por lo cual, se otorga la oportunidad de participar a todas las personas para las que se planea.

La planificación debe ser recreativa y productiva de manera tal que se mejore la calidad de vida de trabajo de los que participan en ella y se les capacite para desarrollarse.

El Principio de Continuidad: Se debe observar de forma continua los efectos de la implementación de los planes, así como las suposiciones sobre las cuales éstos se basan, ya que los eventos no pueden ser pronosticados con exactitud. Debido a esto ningún plan puede funcionar como se esperaba por más bien preparado que esté.

Uno de los motivos por los cuales es recomendable la planeación continua es porque cuando se persigue algo que se valora, el valor que se le asigna frecuentemente varía a medida que se va acercando a él. Los valores de la gente cambian tanto como los hechos, y sus cambios también requieren una modificación apropiada en los planes.

El Principio Holístico: Enuncia que mientras más partes y niveles de un sistema se planeen simultanea e interdependientemente, mejores serán los resultados. Este concepto de planeación, de todo a la vez, se opone al concepto de planeación secuencial.

Fases de la Planeación Interactiva

En la planeación interactiva las fases no necesitan un orden específico, ya que: “...son aspectos interdependientes de un proceso sistemático, en el que cada una alimenta y es alimentada por las demás, particularmente en la planeación continua. Los resultados de cualquier fase pueden originar la necesidad de ajustes en algunas otras fases.” (Ackoff).

Por lo tanto, el orden en que a continuación serán presentadas no es el orden en que se deben iniciar ni terminar, puede dejarse una incompleta y comenzarse otra. 

La planeación consta de cinco fases: 

1. Formulación de la problemática: La problemática de una empresa es el futuro que le depara su conducta y la de su medio ambiente. El propósito de formular una problemática es identificar la naturaleza de las amenazas, a menudo ocultas, y sugerir los cambios que incrementen la capacidad de la empresa para sobrevivir.

2. Planeación de los fines: Los fines son los resultados que persiguen las acciones. El procedimiento para determinar qué fines deben perseguirse, empieza con la especificación de los ideales, continúa con los objetivos y termina con las metas. Es en esta etapa en la que se diseña el futuro más deseable.

3. Planeación de los medios: Un medio es algo que produce un resultado deseado o permite acercarse a él. Existen diferentes tipos de medios: los actos, las series de acciones, procedimiento o procesos, las practicas, los proyectos, los programas, las políticas, entre otros.

4. Planeación de los recursos: La determinación de cuales recursos se requerirán y cómo se obtendrán los que no estrían disponibles. Hay cuatro tipos de recursos que debe ser tomados en cuenta: Los suministros, las instalaciones y el equipo, el personal y el dinero, sin olvidar, posiblemente el recurso más importante, la información.

5. Diseño de la implementación y el control: Por medio de la implementación y el control, se obtiene una retroalimentación continua. Aquí se determina quién va hacer qué, cuándo y dónde, además de cómo se va a controlar la implementación y sus consecuencias.

Beneficios y Recompensas de la Planeación Interactiva

El principal beneficio que se obtiene de la planeación interactiva es la incrementación en la capacidad de la mayoría de los miembros de la organización para comprender globalmente su empresa, todo esto gracias al beneficio de la participación de los diferentes miembros de la organización en el proceso de la planeación.

Las recompensas de este tipo de planeación son: el progreso hacia los ideales, la satisfacción inherente al proceso y el desarrollo personal de la organización que produce. Al proporcionar la oportunidad de combinar juego y aprendizaje con el trabajo, tal planeación permite a los individuos disfrutar de una elevada calidad de vida en el trabajo. 

El Papel del Planeador Profesional en la Planeación Interactiva; su principal función es el de alentar y facilitar la planeación de los demás por ellos mismos. Los profesionales de esta área deben proporcionar la motivación, la información, los conocimientos, la comprensión, la prudencia y la imaginación que requieren los demás para planificar eficientemente por su propia cuenta.

Otras de las tantas funciones del planeador profesional es la de diseñar, planear y administrar la implementación del proceso de planeación. 

Obstáculos de la Planeación Interactiva

Por otra parte, Ackoff resume que los impedimentos que aparecen en la planeación interactiva son:

a. Miedo a los cambios.

b. Remoción de las personas claves.

c. Las reubicaciones.

d. La aparición de crisis.

Tipos de Planeamiento

Siguiendo con la lectura del libro “La planificación de la empresa del futuro”, (ver entrada anterior: Orientaciones básicas respecto al Planeamiento) de Russell Ackoff; los seres humanos suelen perseguir diferentes fines, pero no se quedan solo allí, pues también, el ser humano se caracteriza por perseguir ideales. No obstante, son escasas las veces en que se toman en cuenta las características de los seres humanos en el proceso de planeación.

Existen diferentes tipos de fines:

Las metas: las metas son los fines que podemos esperar alcanzar dentro del periodo cubierto por la planeación.

Los objetivos: los objetivos son los fines que no esperamos alcanzar dentro del período planeado, pero sí en una fecha posterior. Hacia estos fines es posible hacer ciertos progresos dentro del periodo para el que se planea.

Los ideales: los ideales son los fines que creemos inalcanzables, pero hacia los cuales pensamos que es posible avanzar durante y después del periodo para el cual se planea.

Esta clasificación de fines es importante, ya que, dependiendo de que tipo de fines se toman en cuenta la planeación se puede clasificar en: operacional, táctica, estratégica y normativa.

Tipos de Planeamiento según Ackoff

Distintos tipos de planeamiento

Ackoff clasifica la planeación en:

Planeación Operacional: consiste en seleccionar medios para perseguir metas que son dadas, establecidas o impuestas por una autoridad superior, o que son aceptadas por convenio. Es tipo de planeación es a corto plazo.

Los inactivistas son los que prefieren la planeación operacional, ya que su meta, mantener las cosas tal como están, les es impuesta.

Planeación Táctica: consiste en seleccionar medios y metas para perseguir objetivos dados, establecidos o impuestos por una autoridad superior, o que son aceptados por convenio. Este tipo de planeación tiende a ser a mediano plazo.

Los reactivistas son quienes prefieren este tipo de planeación. Deben seleccionar los estados previos a los que desean retornar, su meta, y los medios para alcanzarla.

Planeación Estratégica: consiste en seleccionar medios, metas y objetivos. Los ideales son dados por una autoridad superior. Este tipo de planeación tiende ser de largo alcance.

Los preactivistas son los que prefieren este tipo de planeación, y su visión abarca un periodo más amplio que el que cubre la planeación.

Planeación Normativa o Interactiva: requiere la selección explícita de medios, metas, objetivos e ideales. Este tipo de planeación cubre un periodo indefinido.

Los interactivista son quienes realizan este tipo de planeación.

El autor considera que este es el mejor tipo de planeación ya que es la que proporciona la mejor oportunidad para enfrentar eficientemente el cambio acelerado, la creciente complejidad organizacional y la turbulencia del medio ambiente. Además de ser la única que da énfasis al desarrollo individual, organizacional y social, así como al mejoramiento de la calidad de vida.

“Los cuatro tipos de planeación: operacional, táctica, estratégica y normativa, están cada vez más extendidos. La planeación operacional no sólo es la de menor alcance, sino que tiende a afocarse (bis) sobre los pequeños subsistemas de la organización para la que planea, tratándolos a cada uno en forma independiente. La planeación táctica tiene una perspectiva de alcance intermedio, y se enfoca principalmente sobre las interacciones dentro de la organización como un todo. La planeación estratégica es de más largo alcance, y engloba no sólo las relaciones internas, sino también las relaciones entre la organización como un todo y su medio ambiente ‘transaccional’, con el cual interacciona directamente y sobre el cual tiene cierta influencia. La planeación normativa se extiende por un periodo indefinido, y tiene que ver con todas las relaciones internas y externas, incluyendo las relaciones entre la organización y su medio ambiente contextual, sobre el cual no tiene influencia, pero del cual sí recibe influencia.”