Se presentan a continuación cuatro ejercicios de Circuitos o Procedimientos Administrativos. Para cada uno de los planteos presentados se solicita:
- Realice el Diagrama de Bloque.
- Realice el Cursograma.
- Indique todas las consideraciones que considere necesarias para la resolución del ejercicio.
1. PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS Y RECEPCIÓN DE INSUMOS
Al detectarse una necesidad
de compra de insumos el sector Almacenes confecciona y envía al Jefe de Compras
original y copia de la Solicitud de Compras.
El Jefe de Compras revisa
que contenga toda la información necesaria (especificación técnica del material
solicitado, cantidad requerida, código del material, centro de costo asignable,
fecha de entrega solicitada). Firma la
copia de la Solicitud de Compras y la reenvía a Almacenes. Envia el original al Comprador.
Almacenes recibe del Jefe de
Compras el duplicado de la Solicitud de Compras y la archiva en forma
transitoria hasta recibir los insumos del proveedor.
El Comprador selecciona al
proveedor y emite la Orden de Compra por cuadruplicado. En la misma se detallan cantidades, precio
unitario, condiciones de venta y plazos de entrega. Luego envía el original al proveedor, el
duplicado al sector de Almacenes, el triplicado a Cuentas a Pagar, archivando
el cuadruplicado en forma definitiva junto con el original de la Solicitud de
Compras.
Almacenes recibe el insumo
del proveedor, revisa lo recibido contra lo solicitado (incluido en su copia de
la Solicitud de Compras). De no estar
bien la cantidad y calidad del producto, es una variable no relevada. De estar de acuerdo, emite el Comprobante de
Recepción de materiales (donde figura el insumo y la cantidad que ingresó) en
original y copia. Envía el original a
Cuentas a Pagar y archiva en forma definitiva el duplicado de la Recepción de
Materiales junto con el duplicado de la Orden de Compra y el duplicado de la
Solicitud de Compras.
El proceso en Cuentas a
Pagar forma parte del procedimiento de pagos, siento una variable no relevada.
2. PROCEDIMIENTO
DE PAGO A PROVEEDORES
Cuentas a Pagar recibe del
proveedor original de la Factura por los insumos que vendió. Rescata de su archivo el triplicado de la
Orden de Compra y original del comprobante de Recepción de Materiales. Revisa toda la información. Emite por original y copia el formulario
Orden de Pago. En el mismo se detalla a
quién se le paga, importes y retenciones tributarias de existir. Confecciona el Cheque de pago. Envía el original de la Orden de Pago más la
Factura del proveedor, el triplicado de la Orden de Compra, el original del
comprobante de Recepción de Materiales y el Cheque al Gerente Administrativo
Financiero. Archiva en forma definitiva
el duplicado de la Orden de Pago.
El Gerente Administrativo
Financiero revisa la información, firma el original de la Orden de Pago y el
Cheque y envía todo el legajo al sector de Tesorería.
Tesorería, al recibir el
legajo, lo archiva en forma transitoria hasta el día de pago. Entrega el Cheque al proveedor y obtiene por
el pago un Recibo del mismo. Archiva
toda la operación en un legajo en forma definitiva.
3. PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL
CONTADO
El vendedor confecciona la Boleta de Venta al
Contado – Nota de Venta – en original y tres copias. Entrega el original y duplicado al
cliente. La última copia permanece
adherida al talonario.
Una vez agrupada la mercadería la envía a Empaque
junto con la segunda copia.
Empaque verifica y coteja la mercadería con el
triplicado de la Nota de Venta que acompaña a ésta y la embala. Separa todo a la espera de que sea retirado
por el cliente.
El cliente paga en la caja.
Caja recibe el importe de la operación y estampa el
sello ¨Pagado¨ en los dos ejemplares de la Nota de Venta. Devuelve el original al cliente y retiene el
duplicado archivándolo en forma transitoria.
El cliente toma la Nota de Venta sellada – original
– y la presenta en Empaque.
Empaque verifica el original de la Nota de Venta
que recibe del cliente con el triplicado que está con la mercadería. La sella ¨Retirado¨ y pone en poder de éste
la mercadería con el original de dicha Nota de Venta. Archiva la copia mencionada en forma
transitoria.
El cliente se lleva su mercadería con el original
de la Nota de Venta.
Al terminar el día, Caja entrega a Contaduría el
dinero cobrado y la documentación que había conservado.
Empaque entrega las copias archivadas provisoriamente,
triplicados, a Contaduría.
Contaduría recibe los triplicados de la Nota de
Venta que permanecían en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de
Caja. Realiza la verificación de las
mismas con el dinero.
Asienta las ventas y el dinero entrado. Archiva una copia (los duplicados). Entrega el dinero con la otra copia de la
Nota de Venta (triplicados) a Tesorería, donde se guarda la misma.
4. PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS
El sector
de Cuentas Corrientes extrae del archivo de cuentas a cobrar las facturas que
vencen en el día. Las remite al Cobrador quien hace un listado con las mismas,
lo firma y lo envía a Contaduría donde se lo archiva definitivamente. Luego
empieza su jornada de trabajo.
Al visitar
un cliente recibe un Cheque de pago diferido para el 15 de noviembre de 2013,
revisa que esté correctamente confeccionado y emite el recibo en original y
duplicado. Entrega el Recibo original al cliente y retiene el cheque de pago
diferido y la copia del recibo.
Al
finalizar el día, confecciona (por triplicado) un listado (con las copias de
los recibos que emitió) y entrega toda la documentación y cheques en Cobranzas,
quien, en presencia del Cobrador, controla que todos los recibos estén
incluidos en los listados, suma los recibos y si coincide el total de los
mismos con el total que indica el listado firma de conformidad cada recibo y
los devuelve al Cobrador con las facturas.
Al recibir
la conformidad (los recibos firmados) el Cobrador entrega las facturas que
cobró en Cuentas Corrientes (sector que las archiva en el mismo archivo del que
las retiró) y archiva definitivamente los recibos.
Luego
cobranzas remite el triplicado del listado a Contaduría, archiva
definitivamente el original y envía el duplicado y los cheques a Tesorería.
El
sector de Tesorería registra cada cheque en el registro de Cheques, luego emite
un listado detallando todos los valores
asentados en el día, lo firma (y lo envía a Contaduría).
Tesorería guarda los valores en la caja fuerte hasta
que se depositen (lo hace una vez por semana) y archiva definitivamente el
listado de cobranzas duplicado.
El sector
de Contaduría controla que el listado recibido de cobranzas coincida con el
listado de valores del día y, si coincide, envía el listado de cobranzas
triplicado a Cuentas Corrientes de clientes (para que ése sector disminuya la
deuda de los mismos y de acuerdo con lo que cada uno pagó). Contaduría archiva
definitivamente el listado de cheques. Cuentas Corrientes actualiza archivando
el listado definitivamente.
