En general, solemos definir a una organización exitosa como aquella cuyo funcionamiento económico le permita obtener resultados o beneficios sustentables, esto le permitirá sobrevivir primero y luego crecer con el transcurso del tiempo. Para poder lograrlo deberá contar con los siguientes elementos:
Un “producto” o “Servicio”, entendiéndose por tal a la actividad principal a que se dedique esa Organización; que pueda ser colocado en Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos productos o servicios, Una “tecnología” utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el mercado, Una “estructura financiera” o sea el Capital disponible necesario para acceder a la tecnología que le permita producir eficientemente.
Pero todo esto, por sí solo no alcanza, todos estos factores (producto, mercado, tecnología y capital) debe estar unido a una “dirección” activa y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su cumplimiento.
Los sistemas administrativos, serán el vehículo por el cual se pueda concretar los logros de la organización, ya que todos los elementos antes mencionados son determinantes, pero para lograrlo en forma efectiva, la generación de bienes, la búsqueda de un mercado, la definición de la tecnología que se utilizará en ese proceso productivo y la eficiente utilización de los recursos financieros, será el resultado de una gran cantidad de decisiones y operaciones menores, las que deben desarrollarse en forma eficientemente, para que sumadas den los resultados esperados. Esas múltiples operaciones deben ser llevadas a cabo empleando una estructura administrativa adecuada.
Es a través de un sistema administrativo adecuado se ejecutarán las decisiones de detalle correspondiente a: el movimiento y custodia del dinero y las mercaderías; al producto, para que este sea fabricado y esté disponible para el cliente en la calidad, tiempo y condiciones requeridas; al manejo del personal de la empresa; al registro y control de los bienes, etc. Sin embargo esta adecuada organización administrativa por sí sola no asegura el éxito de la organización, ya que ella no puede generar los productos, ni el capital necesario o el mercado; pero la falta de un sistema administrativo eficiente, puede acabar con la mejor combinación de factores.
En el desarrollo de esa organización, una buena y eficiente Dirección, encarará los problemas que se le presentan y los irá solucionando, con buenos productos, tecnología y capital, haciendo productiva y eficiente a su organización. Pero cuando los problemas a solucionar son de índole administrativa, existen dos factores que comprometen la labor directiva, colocándola en una situación delicada:
1) Un factor de especialización. Por formación, extracción y convicción los dirigentes de empresas le asignan prioridad a los temas o áreas que generan beneficios en forma directa: Producción, Comercialización y el área Financiera. Sin embargo la Administración, desde su punto de vista, es un sector improductivo y lo suficientemente complicado como para asignarle preferente atención.
2) Un factor de complejidad: porque que la eficiencia en los sistemas administrativos se logra por la suma de una gran cantidad de operaciones, en otras palabras para que sistema administrativo sea eficiente, cada una de esas partes debe serlo. Generalmente un problema surgido en el área administrativa, requiere un largo y difícil trabajo de introducción de cambios implementación de sugerencias y modificaciones en los procedimientos, tratando de vencer resistencias inconscientes o interesadas, para su solución. Siendo este proceso mucho más difícil y de resultados más inciertos que logro de éxitos en las otras áreas consideradas, (Producción, Comercialización, etc.), donde el resultado exitoso se basa en el grado de creatividad con el que hayan sido concebidos los proyectos y en la correcta implantación de grandes normas o políticas. Es por ello que la Dirección tiende a no ver, o a no asignar la debida importancia a estos problemas de hacer eficientes los sistemas administrativos de sus organizaciones.
Siguiendo al autor Fernando Magdalena (1995), existen dos tipos de análisis para este tipo de problemas administrativos:
a) En el “Análisis Estructural” la unidad de estudio es el “Departamento, sección, división, gerencia” en particular, o sea la unidad de organización a la que se asigna un conjunto equilibrado de funciones que ocupen todo su tiempo disponible, le permita cubrir sin sobrecargas las tareas asignadas aprovechando de la mejor manera posible las ventajas de la especialización. Completado este análisis se obtiene como producto un gráfico que vincula a todos los integrantes de la organización, (“Organigrama”); y un manual que describe lo que cada uno debe realizar en ella, denominado “Manual de organización”.
b) En el “Análisis de Sistemas”, la unidad básica de análisis es la “tarea o conjunto de tareas” que conforman un circuito o rutina. Se enfoca no ya a un departamento en particular, sino la atención se centra en un grupo de tareas homogéneas y repetitivas, examinando la actuación que le cabe a cada sector en los procesos que hacen a la consecución integral de la tarea o proceso. Se pretende poner de manifiesto la continuidad en la participación de cada sector, independientemente del nivel jerárquico de las unidades de organización establecidos por el análisis estructural. El producto obtenido es un gráfico que representa el fluir de la información por los diversos sectores, en relación a un tipo de tarea repetitiva, (“Cursograma”); y un “Manual de Procedimientos” que describen cómo y cuándo cada uno de los sectores intervinientes debe ejecutar las tareas o labores que en su conjunto hacen al circuito o proceso bajo análisis.
Por lo tanto, el Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo van configurando la actividad administrativa total de la Organización. Es a través del Sistema Administrativo que se trasmiten, registran y conservan los soportes de información mediante los cuales se comunican documentadamente las decisiones que impulsan los actos físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además se lo utiliza para recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos y retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los resultados de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta manera el circuito de retorno, conocido como proceso de control.
