Control y Sistemas de Control

El control supone medir el rendimiento de una organización en comparación con los planes fijados y tomar las medidas necesarias para remediar los posibles desvíos que se produzcan. 

El concepto inherente al control tiene muchos significados, en función de las distintas características que posean las organizaciones, por ejemplo; el grado de centralización o descentralización implica orientar el control de las operaciones de una unidad desde algún cuerpo central, o por el contrario dejarlo en manos de la misma unidad ejecutora; por otra parte la implicancia con la que se ejerza la conducción de la organización, determinará qué tipo liderazgo deberán asumir sus jefes y gerentes, en función de los grados de control que acumulen (centralización) o de autonomía que permitan (descentralización).

La necesidad de control

Si un directivo tuviera la certeza de que todos los planes y metas fijados van a ser ejecutados sin falla alguna, no habría necesidad de control. Pero la perfección en la ejecución de los planes y sus operaciones, en la práctica, dista de ser real, lo que necesariamente impone, en el nivel directivo, la necesidad de controlar y corregir las posibles desviaciones producidas; convirtiéndose entonces el control en una función necesaria e imprescindible de la administración.

El proceso de control

El proceso de delegación de trabajo a un subordinado, crea automáticamente el problema de determinar si la labor delegada es realizado en forma satisfactoria; en situaciones sencillas este proceso puede ser verificado en forma directa por el superior; sin embargo, cuando la organización crece en tamaño, el trabajo debe ser delegado más y más a subordinados, departamentos y gerencias; desaparece la capacidad de ejercer un control por observación directa, y se hace necesario el establecer formalmente sistemas de control en la organización. 

Cualquiera sea el tamaño de la organización o la situación que se analice, el control consta de los siguientes 3 pasos:

1. Establecer normas,

2. Medir el rendimiento en comparación a las normas establecidas,

3. Corregir las desviaciones producidas.  

Los sistemas de control

Podemos definir a un sistema de control como un conjunto de dispositivos encargados de administrar, ordenar, dirigir o regular el comportamiento de otro sistema, con el fin de reducir las probabilidades de fallo y obtener los resultados deseados. 

Algunos autores, refieren que los sistemas de control tienen las siguientes características:

• Control impuesto: si el mismo es fruto de reglamentos, normas y/o procedimientos establecidos.

• Autonomía: si el mismo es realizado por la misma unidad ejecutora o si existe algún sector o departamento que lo realice.

• Criterios de Rendimiento: si el mismo establece medidas para su análisis y control, por ejemplo: unidades de producción.

• Control de metas: si el mismo está asociado al resultado esperado.

• Control de proceso: si el mismo corresponde al funcionamiento del sistema objeto, en término de eficacia y eficiencia.

• Frecuencia de las comprobaciones: el tiempo de revisión de los rendimientos esperados.

En general, los sistemas de control se aplican a: 

• Labores de rutina: representado por tareas mecánicas, con alta especialización vertical y horizontal, donde las metas, el proceso y la labor de una unidad es controlada en forma centralizada, por medio de un sistema administrativo (procedimientos).

• Labores orgánicas: representado por tareas generalmente con amplitud vertical y horizontal, donde el control deberá ser ejercido por la misma unidad que lo realiza, en función de sus propios conocimientos.

En función de las características indicadas y el tipo de trabajo controlado, en términos generales, los sistemas de control hacen hincapié en:

• Referido a labores mecánicas: Control impuesto, Criterios de eficiencia, Confiabilidad y Comprobaciones frecuentes.

• Referido a labores orgánicas: Autonomía, Resultados (más allá de la eficiencia), Conocimientos y Comprobaciones poco frecuentes.

Bibliografía consultada: 
Gary Dessler - Organización y Administración - Enfoque Situacional - Prentice Hall - Colombia -  1979.