La comunicación ha dejado de ser únicamente un intercambio de
información para convertirse en una compleja red de sistemas que impulsa el desarrollo
de una sociedad. La comunicación pone en movimiento a todas las estructuras
sociales y las dota de cohesión, dándole solidez y permanencia en su
desarrollo.
En este sentido, en las organizaciones la comunicación es la
facultad para poder coordinar los esfuerzos personales de todos los individuos
que la componen, en la utilización de los elementos y recursos disponibles, para
la obtención y logro de los objetivos previstos.
Podemos definir a la Comunicación organizacional, “como el
conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una
organización y entre ésta y su medio”; a su vez es el conjunto de técnicas y
actividades interdependientes que facilitan el proceso de comunicación entre
sus miembros y entre la organización y su entorno.
En una organización existe la comunicación formal e
informal.
- La comunicación formal se debe entender como aquella que
se deriva de los sistemas estructurales de la organización y que responde a los
niveles jerárquicos para la realización de los objetivos.
- La comunicación informal se considera como todo aquella
comunicación no oficial que se da entre los miembros de una organización y que
se rige por sistemas de lenguaje particulares creados al interior de los
diferentes grupos.
La comunicación formal
La comunicación es un proceso y conforma un sistema que mantiene
unida a la organización, ya que proporciona los medios para transmitir
información valiosa para las actividades combinadas y la obtención de las metas
propuestas. Como dijimos precedentemente gran parte de esta información se
desarrolla a lo largo de líneas formales, en tanto que la restante se transmite
por líneas informales.
Por lo tanto: la comunicación organizacional es instaurada y
de esa manera formalizada por parte de las organizaciones, formando parte de su
cultura y regida por sus propias normas de creación.
“Los procesos de
comunicación permiten a la organización mantener la coordinación entre sus
distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un
sistema.”
(Katz y Khan).
La comunicación es además un instrumento de cambio ya que
permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos
valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.
Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para
sentirse parte activa de la organización y que la participación reciba el
adecuado reconocimiento, de este modo la comunicación al incrementar la
posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la
creatividad se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo
personal. Todo ello contribuirá a una mejora de la calidad de vida laboral y a
la calidad del producto ofrecido en la organización, así que en la búsqueda de
la Calidad Total aparece como elemento fundamental de partida: la comunicación.
La buena gestión de una comunicación interna debe alcanzar un
objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los
individuos o grupos que conforman la organización.
La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental
para el buen funcionamiento de cualquier organización, la comunicación debe
fluir en todos los sentidos:
* Comunicación
descendente:
Los gerentes y supervisores deben asegurarse que los
empleados que les reportan cuenten con la información necesaria para hacer su
trabajo de forma efectiva. Los mensajes que circulan de arriba abajo se
refieren casi siempre a pedidos de información de rutina, también puede
tratarse de ordenes instrucciones o decisiones especificas relativas a acciones
a encarar, medidas de organización o medidas personales
La comunicación descendente se caracteriza por poseer un
contenido demasiado específico, transmite mensajes predominantemente
relacionados con la ejecución y valoración de la tarea, órdenes y
especificaciones de trabajo relacionadas con las funciones a realizar, los
objetivos a alcanzar, las líneas de acción que conviene respetar, el nivel de
cumplimiento de la tarea.
Esta comunicación da prioridad a los intereses de la
organización y descuidando su carácter social e integrador: A su vez dichos
mensajes pueden ser ambiguos, imprecisos y/o contradictorios entre sí, con la
problemática que los mismos conllevan.
* Comunicación
ascendente:
Los gerentes deben asegurarse que los empleados cuenten con
los mecanismos y se vean obligados a mantenerlos informados acerca de los
asuntos organizacionales y de negocios.
Los mensajes que circulan de abajo a arriba se refieren a las
informaciones de rutina necesarias para el trabajo en los diferentes niveles de
la empresa. Este tipo de comunicación es de vital importancia en las
organizaciones.
La comunicación ascendente se convierte en una herramienta
que proporciona una retroalimentación importante sobre la efectividad de las
comunicaciones descendentes y sobre los problemas de la organización.
La organización debe facilitar la comunicación ascendente y motivar
su utilización.
Su funcionamiento hace que los empleados perciban un real
interés de los superiores hacia ellos, disminuyendo las presiones de trabajo y
la tensión de las relaciones interpersonales.
* Comunicación
horizontal:
Este tipo de comunicación fluye entre los miembros de la
organización que se encuentran en el mismo nivel de jerarquía.
La comunicación horizontal tiene diversas funciones importantes:
permite compartir información, coordinar y resolver problemas entre las
unidades, ayuda a resolver conflictos, permite la relación entre iguales,
proporciona apoyo social y emocional en las personas y todos estos factores
contribuyen a lograr una mejora en la calidad de vida laboral.
Comunicación informal
El desarrollo de la comunicación informal está basada en la
espontaneidad de las relaciones sociales de los trabajadores de una
organización y no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los mismos
y el desarrollo del afecto o amistad entre las personas.
La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las
empresas, según como se emplee.
De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar
retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado, aportando
beneficios a las personas implicadas en las labores y por eso son útiles para
la organización. Este tipo de comunicación ayuda generar y fortalecer la
cultura de la organización, o como medio para aclarar comunicaciones formales
ambiguas o deficientes.
De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de
la productividad y no ayuda, por el contrario perjudica a las personas y a la
organización. Esto da lugar a un conocimiento erróneo sobre temas que afectan a
la organización o sobre incidencias personales de sus miembros, alentando la
disgregación de los esfuerzos comunes.
