Ciclo de Vida de los Sistemas

El desarrollo completo de un sistema de información, desde el reconocimiento de la necesidad que va a satisfacer hasta el funcionamiento computadorizado óptimo, atraviesa distintas etapas que conforman lo que se denomina el ciclo de vida de un sistema. Aunque la enumeración y denominación de estas etapas varía de acuerdo con distintos enfoques metodológicos y prácticos, las diferencias no son sustanciales. En definitiva, las tareas involucradas en el desarrollo eficiente de un sistema de información son las mismas, cualquiera sea el criterio con que se las clasifique, agrupe o denomine.

Desde este punto de vista, se describe, en los siguientes párrafos, un esquema básico y completo del ciclo de vida de un sistema.

La Figura se exhibe un resumen gráfico de dicho esquema.

El ciclo de vida de un sistema se divide en dos fases: el estudio del sistema y la explotación.

El estudio del sistema presenta cuatro etapas principales: estudio preliminar, análisis, desarrollo e implementación.

El propósito del estudio preliminar es obtener una idea general del sistema objeto del estudio y conocer las motivaciones para la iniciación del proyecto.

En la etapa de análisis, se realiza el estudio de la situación actual y se define globalmente un nuevo sistema que satisfaga los requerimientos planteados. Esta etapa está dividida en dos subetapas: la de investigación, que implica el relevamiento de toda la información necesaria para evaluar el sistema actual y conocer los requerimientos, y la de diseño conceptual, cuya finalidad consiste en desarrollar propuestas alternativas que, teniendo en cuenta las restricciones que debieran admitirse, satisfagan los requerimientos.

La etapa de desarrollo incluye la elaboración del diseño conceptual en términos que hagan que el sistema sea operable. Para ello, comprende dos subetapas: la de diseño detallado, cuyo propósito es especificar, con el mayor grado de detalle, los elementos del sistema proyectado, y la de construcción, cuyo objeto fundamental es la confección de los programas de computación que darán cumplimiento a las especificaciones definidas.

La etapa de implementación (o implantación) traduce en hechos todo lo construido en la etapa anterior. Comprende dos subetapas: la subetapa de prueba y conversión está destinada a probar el adecuado funcionamiento de los programas, y a generar o convertir los archivos que el nuevo sistema demanda. La subetapa de puesta en marcha implica dar comienzo efectivo a la operación del sistema diseñado. Paralelamente a las etapas de análisis y desarrollo, será  necesario elaborar el plan de implementación y apropiar o preparar los recursos humanos, el equipamiento computacional, las instalaciones, el entrenamiento de los usuarios, etc. Finalmente, el ciclo de vida culmina con la explotación del sistema, es decir, su funcionamiento en régimen regular. Simultáneamente con la operación, se inicia la actividad de mantenimiento, cuyo propósito es ir adaptando el sistema a las modificaciones de contexto, a las cambiantes necesidades del usuario y a los ajustes y optimizaciones que se van generando a partir de la utilización del sistema.

Bibliografía: 
Sistemas de Información, Raúl Horacio Saroka, Fundación OSDE, Buenos Aires, 1998.

Características y Problemas que afectan a los Sistemas Administrativos

Cuando una organización crece, no solo se ve afectada su estructura sino que los sistemas administrativos que sustentan las operaciones básicas crece en el mismo sentido. Muchas veces ese desarrollo es más que proporcional al crecimiento estructural, lo que constituye una preocupación en los directivos de la organización; la desmesurada dimensión que llegan a alcanzar los sectores ocupados en tareas administrativas (de procesamiento de información) se traduce en: mayor burocratización, mayor ineficiencia en los procesos, menor velocidad de respuesta en la toma de decisiones, superposición o duplicación de tareas, y mayor costos de estructura.

En este sentido, las organizaciones deberán incrementar las acciones a fin de revisar y racionalizar sus sistemas administrativos, evitando así caer en la ineficiencia de sus procesos y en el derroche de sus recursos.

Las tareas administrativas poseen ciertas características que son necesarias conocer:

1. Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnúmero de veces sin aportar elementos positivos al funcionamiento de la organización. 

Las tareas de procesamiento de información pueden ejecutarse tantas veces como los diferentes usos que se den a los datos procesados, los usuarios a los que esta destinado o el destino final que tenga la información transmitida. 

Esto puede general duplicación de tareas y de controles, sin que se produzca un agregado de valor a la información procesada. 

Por el contrario, en una tarea operativa, por ejemplo la fabricación de un producto, una vez terminada la misma no es posible agregar materia prima o realizar nuevos procesos.

2. Cada individuo dentro de la organización intenta formarse su propio entorno, que le abra los canales de ascenso y le asegure su supervivencia.

Los aspectos relevantes a tener en cuenta son:

a) La posición relativa medida en el volumen de tareas y la cantidad de empleados que supervisa; 

b) El acceso directo a la información se transforma en una fuente de poder en sí misma.

3. Las tareas administrativas de por sí son sumamente difíciles de ser medidas en el tiempo.

No solo la capacidad intelectual influye en la realización de este tipo de tareas, sino que la velocidad en la realización de la misma también está afectada por las facetas de interpretación propias que cada tarea tiene y cada individuo le aplica. Las características de personalidad y las circunstancias que influyen sobre el individuo pueden marcar distintos tiempos de respuesta para una misma tarea administrativa realizada por el mismo individuo, en dos momentos distintos.

4. La automatización ha avanzado mucho más profundamente en las actividades industriales que en las actividades administrativas.

Si bien la computación ha ayudado a la administración, todavía no ha conseguido sustituir por completo al ser humano en la captación de datos, procesamiento primario de los mismos, y en el análisis de la información para la toma de decisiones. 

5. La respuesta de la organización ante intentos de modificar los sistemas administrativos no es inmediata.

Los cambios que deben instrumentarse para mejorar los sistemas administrativos requieren de un esfuerzo intelectual que permita idear soluciones más eficientes, y los costos de desarrollo e implementación que los mismos conllevan.

Bibliografía:

Fernando Magdalena. Sistemas Administrativos. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1984.

Breves conceptos de Sistema de Información

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una organización.

Otra definición nos dice que: "Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones." (Raúl Saroka)

Un Sistema de Información no requiere necesariamente el uso de la tecnología de computación.

A modo de resumen, podemos decir que un Sistema de Información es el conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o información en una organización.

Elementos de los Sistemas de Información

Los elementos que se encuentran en un sistema de información son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

• Los datos que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él Sistema de información para generar como resultado la información que se desea.
• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
• Los recursos materiales necesarios para que el Sistema de Información pueda operar, en particular el equipo de computación, es decir, el hardware constituido por las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
• Los programas que son procesados en los equipos de computación y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen información que se espera para el desarrollo de las actividades operacionales y directivas de la organización.

Actividades básicas de un Sistema de Información

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de Información

La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información.

Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos en forma automática (interfase).

Almacenamiento de información

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recuperar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

Procesamiento de Información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, o la realización de otras actividades.

Salida de Información

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior para su utilización, transmisión o exhibición.

Objetivos del Sistema de Información

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes puedan ejercer su función: planificando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos puestos a su disposición para el cumplimiento de los objetivos organizacionales, y brindarle información para la toma de decisiones necesarias para su logro.

Clasificación de los Sistemas de Información

Las distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades. Si el sistema de información satisface los requerimientos del sistema-organización, las distintas clases de subsistemas de información habrán de responder a las necesidades de distintos subsistemas de la organización.

Así pueden clasificarse en:

• Sistemas Administrativos y/o Transaccionales (Contabilidad, Facturación, Inventarios, Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y Control de la Producción, etc.)

• Sistemas Apoyo a la toma de Decisiones

• Sistemas de Planeamiento y Control de Gestión

 

Características de los Sistemas

Katz y Khan sugieren nueve características comunes compartidas por todos los sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas como tales. Ellas son:

1. La Importación de Energía, ingreso de recursos o inputs procedentes del medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energía entran a la organización en forma de personas, información, materiales, dinero, distintas formas de energía, etc. Esta energía es proporcionada por otras organizaciones o por el medio general, será la que se transforme y de origen al producto o salida.

2. El aporte intermedio o proceso interno de transformación de la energía utilizada: Este es el trabajo que hace el sistema (o la organización o una de sus partes entendida como tal), se trata de un proceso de transformación de las entradas en salidas. La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas reciben un servicio.

3. Las salidas, productos o outputs que vuelven al medio ambiente externo: Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes, servicios, información, etc. Cualquier cosa que provenga de una organización es utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio.

4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envían al medio son la base para la fuente de energía que permite repetir la acción. La industria emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se vende al medio. Las entradas que el producto reporta (las ventas de dicho producto a los clientes) se destinan a la compra de más materiales y trabajo. Las organizaciones voluntarias pueden hacer por sus miembros algo que los lleve a seguir contribuyendo su energía a la organización. En ambos casos, la importación de nueva energía para la organización genera un nuevo ciclo. Cada ciclo puede estar compuesto de subsistemas o ser parte de un sistema mayor. Al mismo tiempo, los ciclos en sí son afectados por los cambios en el sistema total. Funciona como una forma de reenergización del sistema provenientes de fuentes del medio ambiente externo.

Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e información, transforma estos insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros de la organización para mantener su participación. Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teoría organizacional más integrada.

5. Entropía negativa, para contrarrestar la tendencia a la destrucción: Las organizaciones tienden a importar más energía de la que consumen. La energía puede retenerse en depósito para evitar un gasto de energía superior a la importación. La entropía negativa ayuda a la supervivencia mientras que la entropía positiva (o entropía, simplemente) es la tendencia a la destrucción y conduce a la desaparición o muerte. La acumulación de energía y su uso en el momento adecuado detiene el proceso entrópico de destrucción.

6. Entrada de información, retroalimentación negativa y proceso de codificación: La información que entra a la organización es codificada y seleccionada de manera que la organización no rebose con más de lo que requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y trasladan a la estructura del sistema son claves en la composición del proceso de codificación. La información proporciona señales provenientes del medio, la retroalimentación negativa indica desviaciones con relación a lo que el medio desea. Este es un mecanismo de control.

7. Estado constante y homeóstasis dinámica (Equilibrio dinámico para sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, tratando de controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se presentan el crecimiento y la expansión, las características básicas del sistema tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o expansión extremas puede desarrollarse una nueva característica que sirva como base homeostática.

8. Diferenciación interna y externa: Las organizaciones como sistemas se diferencian de otras externamente. La diferenciación externa se manifiesta en el nombre o razón social, fines, función social, marcas, logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir identidad distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una tendencia a la diferenciación por áreas, departamentos, a la descripción de funciones diferenciales, a la realización de distintos procesos y a la especialización de oficios.

9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes -situaciones distintas- pero utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolución. En las organizaciones existen múltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida que aumenta el conocimiento, el número de medios convenientes puede verse reducido, pero siempre habrá más de una forma de llegar a los objetivos.

El texto precedente fue extraído del material didáctico proporcionado por la Cátedra de Administración I - Facultad de Cs. Económicas -Universidad Nacional de La Plata

Principios en los que se basan los sistemas

Los sistemas tiene los fundamentos de su actuación en unos principios, cuya permanencia debe ser buscada a fin de mantenerlos en condiciones de eficacia, de esta forma la construcción del sistema se ve inspirada por el conjunto de aspectos que definen a un sistema: Estos principios básicos de los sistemas son:

Principio de Subsidiaridad:

Ningún sistema es completo en si mismo. Todo sistema es  un subsidiario, en su delimitación y en sus aportes, de otros sistemas e n virtud de los cuales actúa y que forman su entorno.

Principio de Interacción:

Todos los sistemas que forman la empresa están mutuamente relacionados con su comportamiento de manera que las acciones desarrolladas por unos de ellos tienden a influir en el comportamiento de los demás, trascendiendo los efectos del mismo a lo largo de todo el sistema total.

Principio de Determinismo:

Todo fenómeno de conjunto que actúe en. O a través, de los sistemas, es el resultado de causas definidas y constatables

Principio de Equifinalidad:

El sistema debe estar diseñado de forma que puedan alcanzar un mismo objetivo a través de medios y acciones diferentes entre sí.

Bibliografía

Del Pozo Navarro, La Dirección por Sistemas, Editorial Limusa,  México, 1992.

Breves conceptos de Dato, Información y Conocimiento

Concepto de dato

La vida del hombre está vinculada en forma permanente a objetos y acontecimientos. A su vez, estos objetos y acontecimientos poseen determinados atributos y características. “Los datos son un conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características.” (Jorge Volpentesta)

En otras palabras: "Un dato es una representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos." (Raúl Saroka)

En este sentido, por ejemplo, vivimos rodeados de objetos muebles que tienen atributos y características propias, a su vez generamos o participamos en acontecimientos que pueden ser descriptos a partir de datos.

El dato es tiene escaso o nulo valor para un determinado individuo, sin embargo estos cobran importancia al ser la materia prima fundamental para la creación y desarrollo de la información.

Concepto de información

De acuerdo a lo indicado precedentemente, la información son datos procesados en forma significativa para un individuo, con valor real y perceptible para las decisiones presentes y futuras. 

Los datos debe ser procesados de alguna forma para producir información, dicho de otra manera: "La información es el significado que una persona asigna a un dato." (Raúl Saroka). 

La información es valorada en el proceso de toma de decisiones, debido a que la calidad de la información utilizada mejora dicho proceso, reduciendo la incertidumbre, mejorando la selección de alternativas y asignando probabilidades de ocurrencia a cada una de ellas.

La información es un dato o un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo determinado.

La información hace referencia, pues, a datos estructurados y seleccionados para un usuario, una situación, un momento y un lugar. Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema específico, los datos seguirán siendo sólo datos, es decir, símbolos con poco o ningún significado.

Concepto de conocimiento

Llamamos conocimiento a todo lo que llegamos a crear y valorar a partir de la información significativa, mediante el agregado de experiencia, comunicación e inferencia.

"En el conocimiento, alguien ha volcado su experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha sabido contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e interpretación propias." (Jorge Volpentesta)

Gestión del conocimiento

Denominamos gestión del conocimiento al proceso formal dirigido a identificar, capturar, almacenar, mantener, actualizar y transmitir el conocimiento existente en una organización, para lograr su disponibilidad y que pueda ser compartido.

Bibliografia consultada:

• Sistemas Administrativos y Sistemas de Información - Jorge Volpentesta - Editorial Buyatti - Buenos Aires - 2004
• Sistemas de Información en la Era Digital – Raúl Saroka – Fundación OSDE - Buenos Aires - 2002
  

Comunicación e Información

La palabra comunicación proviene del latín "communicatĭo” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de comunicar o comunicarse; 2. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

A su vez, del verbo comunicar (del latin “comunicare”), encontramos, entre otros, los siguientes significados: 1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene; 2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo; 3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.

Esta ascendencia latina que emparenta la palabra comunicación con la raíz “comnunis” (común) nos lleva a entender, que la comunicación significa la posibilidad de compartir con una o varias personas ideas, emociones y/o conocimientos. Entonces, todo sistema social necesita de la comunicación para trasmitir intenciones e intercambiar información.

La comunicación entonces es un proceso que permite la interacción humana. Fisiológicamente, el homo sapiens no posee nada que lo haga único entre los primates (…). Lo que lo hace único es su capacidad simbólica (…) (que) se despliega en el lenguaje, en su capacidad de comunicar mediante una articulación de sonidos y signos “significantes” (…) (Giovanni Sartori)

La palabra información proviene del latín  informatio” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de informar; 5. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Entendemos, entonces, que informar es dar la noticia de algo.

Podemos definir que la comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias; mientras que la información aumenta el conocimiento y comunica novedades. Podemos inferir que el sistema de información complementa y formaliza el sistema de comunicación. Así una organización define su sistema de información en función de lo que desea comunicar, la información es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil, y que se presentan en forma inteligible al receptor, que la utiliza para tomar decisiones. (Volpentesta)

La comunicación y la información en las organizaciones

A continuación se presentan definiciones de distintos autores sobre el tema.

La comunicación puede ser definida formalmente como un proceso mediante el cual las premisas decisorias se trasmiten de un miembro de la organización a otro. Es evidente que no puede existir organización sin comunicación, porque en ese caso no hay posibilidad de que el grupo influya en el comportamiento del individuo (Simon)

La coordinación de un sistema exige comunicación entre sus partes, frente a las interacciones siempre presentes, el comportamiento “optimo” de cualquier subsistema dado depende de las actividades de los otros subsistemas. Por lo tanto, exige que los canales de comunicación proporcionen información acerca de tales actividades (Emery)

Dentro de una organización, el sistema de información cumple un oficio análogo al sistema nervioso de un animal. Está formado por componentes que llevan a cabo funciones tales como la captación, clasificación, almacenaje, recuperación, trasformación y presentación de la información. Su propósito básico estriba en proporcionar información a fin de tomar decisiones y proceder a su coordinación. (Emery)

Un buen sistema administrativo debe tener un diseño que permita, por un lado, la realización de las tareas rutinarias de la organización obteniendo la información que de ellas surge y, por otro lado, captar información que no se genera en la organización, pero que resulta vital para elaborar su estrategia. (Volpentesta)

El sistema de información gerencial (SIG) es un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computación y software; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones y además una base de datos. (Davis y Olson)

Exceso de Comunicación

Hasta en comunicación, el exceso perjudica. Una abundante intercambio de información puede mejorar los resultados de la empresa sólo si no existen conflictos entre sus partes; esto es, si los objetivos de cada una son compatibles entre ellos y se refuerzan recíprocamente. Basta pensar que en la guerra cuanto más se sabe del enemigo tanto mayor es el daño que se le puede infringir: Si cada bando no supiera absolutamente nada acerca del otro, la guerra no podría tener lugar. (Ackoff)

La mayoría de los SIG que están en boga no han dado la información que los gerentes requieren ni han dado el servicio que de ellos se esperaba.(…) Muchas son las razones de este frustrante resultado de los SIG. Una de ellas es que se diseña y operan asumiendo que la necesidad más crítica de los ejecutivos es disponer de más información fundamental. Pero esto no es verdad. Lo que en realidad necesitan es menos información superficial, y esto no es tan solo un juego de palabras. (Ackoff)