Katz y Khan sugieren nueve características comunes compartidas
por todos los sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas
como tales. Ellas son:
1. La
Importación de Energía, ingreso de recursos o inputs
procedentes del medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energía
entran a la organización en forma de personas, información, materiales, dinero,
distintas formas de energía, etc. Esta energía es proporcionada por otras organizaciones
o por el medio general, será la que se transforme y de origen al producto o
salida.
2. El aporte intermedio o proceso interno de transformación de
la energía utilizada: Este es el trabajo que hace el sistema (o la organización
o una de sus partes entendida como tal), se trata de un proceso de
transformación de las entradas en salidas. La entrada se altera a medida que
los materiales se procesan o las personas reciben un servicio.
3. Las salidas, productos o outputs que vuelven al medio
ambiente externo: Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes,
servicios, información, etc. Cualquier cosa que provenga de una organización es
utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio.
4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envían
al medio son la base para la fuente de energía que permite repetir la acción.
La industria emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se
vende al medio. Las entradas que el producto reporta (las ventas de dicho
producto a los clientes) se destinan a la compra de más materiales y trabajo.
Las organizaciones voluntarias pueden hacer por sus miembros algo que los lleve
a seguir contribuyendo su energía a la organización. En ambos casos, la importación
de nueva energía para la organización genera un nuevo ciclo. Cada ciclo puede
estar compuesto de subsistemas o ser parte de un sistema mayor. Al mismo tiempo,
los ciclos en sí son afectados por los cambios en el sistema total. Funciona
como una forma de reenergización del sistema provenientes de fuentes del medio
ambiente externo.
Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la
sociedad en forma de gente, materiales, dinero e información, transforma estos
insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros
de la organización para mantener su participación. Para la empresa, el dinero y
el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella
y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de
organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para
el desarrollo de una teoría organizacional más integrada.
5. Entropía negativa, para contrarrestar la tendencia a la
destrucción: Las organizaciones tienden a importar más energía de la que
consumen. La energía puede retenerse en depósito para evitar un gasto de
energía superior a la importación. La entropía negativa ayuda a la
supervivencia mientras que la entropía positiva (o entropía, simplemente) es la
tendencia a la destrucción y conduce a la desaparición o muerte. La acumulación
de energía y su uso en el momento adecuado detiene el proceso entrópico de
destrucción.
6. Entrada de información, retroalimentación negativa y proceso
de codificación: La información que entra a la organización es codificada y
seleccionada de manera que la organización no rebose con más de lo que
requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y
trasladan a la estructura del sistema son claves en la composición del proceso
de codificación. La información proporciona señales provenientes del medio, la
retroalimentación negativa indica desviaciones con relación a lo que el medio
desea. Este es un mecanismo de control.
7. Estado constante y homeóstasis dinámica (Equilibrio dinámico
para sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, tratando
de controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se
presentan el crecimiento y la expansión, las características básicas del
sistema tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o
expansión extremas puede desarrollarse una nueva característica que sirva como
base homeostática.
8. Diferenciación interna y externa: Las organizaciones como
sistemas se diferencian de otras externamente. La diferenciación externa se
manifiesta en el nombre o razón social, fines, función social, marcas,
logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir
identidad distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una
tendencia a la diferenciación por áreas, departamentos, a la descripción de
funciones diferenciales, a la realización de distintos procesos y a la especialización
de oficios.
9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo
estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales
diferentes -situaciones distintas- pero utilizando distintas alternativas o
caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolución. En las organizaciones
existen múltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A
medida que aumenta el conocimiento, el número de medios convenientes puede
verse reducido, pero siempre habrá más de una forma de llegar a los objetivos.
El
texto precedente fue extraído del material didáctico proporcionado por
la Cátedra de Administración I - Facultad de Cs. Económicas -Universidad
Nacional de La Plata
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