Cuando una organización crece, no solo se ve afectada su estructura sino que los sistemas administrativos que sustentan las operaciones básicas crece en el mismo sentido. Muchas veces ese desarrollo es más que proporcional al crecimiento estructural, lo que constituye una preocupación en los directivos de la organización; la desmesurada dimensión que llegan a alcanzar los sectores ocupados en tareas administrativas (de procesamiento de información) se traduce en: mayor burocratización, mayor ineficiencia en los procesos, menor velocidad de respuesta en la toma de decisiones, superposición o duplicación de tareas, y mayor costos de estructura.
En este sentido, las organizaciones deberán incrementar las acciones a fin de revisar y racionalizar sus sistemas administrativos, evitando así caer en la ineficiencia de sus procesos y en el derroche de sus recursos.
Las tareas administrativas poseen ciertas características que son necesarias conocer:
1. Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnúmero de veces sin aportar elementos positivos al funcionamiento de la organización.
Las tareas de procesamiento de información pueden ejecutarse tantas veces como los diferentes usos que se den a los datos procesados, los usuarios a los que esta destinado o el destino final que tenga la información transmitida.
Esto puede general duplicación de tareas y de controles, sin que se produzca un agregado de valor a la información procesada.
Por el contrario, en una tarea operativa, por ejemplo la fabricación de un producto, una vez terminada la misma no es posible agregar materia prima o realizar nuevos procesos.
2. Cada individuo dentro de la organización intenta formarse su propio entorno, que le abra los canales de ascenso y le asegure su supervivencia.
Los aspectos relevantes a tener en cuenta son:
a) La posición relativa medida en el volumen de tareas y la cantidad de empleados que supervisa;
b) El acceso directo a la información se transforma en una fuente de poder en sí misma.
3. Las tareas administrativas de por sí son sumamente difíciles de ser medidas en el tiempo.
No solo la capacidad intelectual influye en la realización de este tipo de tareas, sino que la velocidad en la realización de la misma también está afectada por las facetas de interpretación propias que cada tarea tiene y cada individuo le aplica. Las características de personalidad y las circunstancias que influyen sobre el individuo pueden marcar distintos tiempos de respuesta para una misma tarea administrativa realizada por el mismo individuo, en dos momentos distintos.
4. La automatización ha avanzado mucho más profundamente en las actividades industriales que en las actividades administrativas.
Si bien la computación ha ayudado a la administración, todavía no ha conseguido sustituir por completo al ser humano en la captación de datos, procesamiento primario de los mismos, y en el análisis de la información para la toma de decisiones.
5. La respuesta de la organización ante intentos de modificar los sistemas administrativos no es inmediata.
Los cambios que deben instrumentarse para mejorar los sistemas administrativos requieren de un esfuerzo intelectual que permita idear soluciones más eficientes, y los costos de desarrollo e implementación que los mismos conllevan.
Bibliografía:
Fernando Magdalena. Sistemas Administrativos. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1984.
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