Organigramas

Concepto

Las organizaciones son definidas como un conjunto de individuos que interactúan entre sí para el logro de determinados objetivos predefinidos. En otras palabras, es la forma que asume toda asociación humana proyectada para la obtención de un propósito común.

Las organizaciones son sistemas complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la misma. Tradicionalmente, sólo se reconocían como participantes de las organizaciones a sus propietarios, sus administradores y sus empleados. 

La tarea administrativa es precisamente el diseño de organizaciones, diseño que permite a las instituciones alcanzar los objetivos, resolviendo los problemas planteados en el ambiente circundante.(Gómez Fulao 1996)

La complejidad y diferenciación de una organización está conformada, en forma explícita o implícita, por las distintas jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros componentes de la misma; que conforman la estructura organizativa de esa organización.

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante del poder de influencia que ejercen los distintos individuos o grupos de individuos dentro de la organización.

La organización formal está determinada por el número de niveles jerárquicos o funcionales establecidos, haciendo énfasis en las funciones y las tareas que se llevan a cabo para el cumplimiento del objetivo organizacional. Esos niveles están rígidamente definidos y diferencian el grado de autoridad delegada y la dirección de las órdenes, instrucciones y remuneración.

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa, es un modelo abstracto que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización, en particular de sus aspectos formales, como la división del trabajo, la especialización, la jerarquía de los distintos niveles, la autoridad, la responsabilidad, la coordinación, etc.. 

Por lo tanto, organigrama significará la representación escrita de un conjunto de oficinas o dependencias, dando idea de su disposición o arreglo de interrelaciones. Siendo la estructura de una organización de naturaleza intangible, y en consecuencia no visualizable, se trata de elaborar un modelo, concretado mediante una representación gráfica abstracta, complementada con otros elementos descriptivos, que definen su contenido (atribuciones y funciones de cada puesto o sector, etc). Un organigrama no es pues la organización propiamente dicha, sino una representación analógica de la misma. (Martín 2002)

Finalidad de los organigramas

El organigrama es un instrumento utilizado en Administración, que permite realizar el análisis teórico de las estructuras organizacionales, y a su vez, posee una clara aplicación práctica en organizaciones de distinto tipo, que nos muestra a simple vista: la división de funciones, los niveles jerárquicos, la departamentalización de las distintas áreas gerenciales, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la dependencia lineal o la función asesoramiento de un departamento, entre otros. 

Así el organigrama se utiliza tanto para informar la estructura organizacional a terceros ajenos a la organización, como para desarrollar la formación de personal, como herramienta de control de la organización y evaluación de la estructura, en procesos de reorganización o re-ingeniería, para la evaluación de cargos y desarrollo organizacional, entre otros.

Por último, la utilización de organigramas, en principio, cumple una doble finalidad:

1.     Desempeña un papel informativo, al divulgar las características generales de la organización, tanto a los integrantes de la misma, como a terceros interesados. 

2.     Permite el análisis estructural y funcional de la organización, mediante la representación gráfica de sus particularidades de la organización.

Principios Básicos

La representación gráfica de los organigramas se basa en los siguientes principios básicos (Martin 2002):

a)    Unidad de mando;

b)    Relaciones de dependencia jerárquica clara y definida;

c)    Definición precisa de los niveles jerárquicos;

d)    Definición de las principales funciones en ejecutivas y asesoras;

e)    División del trabajo;

f)     Subordinación y dependencia;

g)    Existencia de responsabilidad y delegación de autoridad.

En este sentido, un organigrama podría denunciar el no cumplimiento de alguno de estos principios, tal como se presenta en los siguientes ejemplos, que se muestran a título ilustrativo.[1]

Principio	Ejemplos de posibles deficiencias
1. Unidad de mando	Un sector figura en el organigrama dependiendo jerárquicamente de dos o más sectores
2. Definición precisa de los niveles jerárquicos	En consideración a la ubicación en que se encuentra un sector, no queda definido con claridad el nivel que le corresponde en relación al resto de los sectores: departamento, división, sección, etc. Esto puede acarrear, entre otros problemas, conflictos en cuanto a la asignación de niveles de remuneración.
3. Separación de funciones	Una posición reúne en sí misma funciones heterogéneas que pueden crear además, condiciones incompatibles desde el punto de vista del control interno. Por ejemplo, funciones de compras y de registración de cuentas con proveedores reunidas en un mismo cargo. De esta manera se anula el principio de evitar el control sobre sí mismo o el principio de control por oposición de intereses. Otro ejemplo: auditoría dependiendo de administración.
4. Precisión en la determinación de funciones de línea y de asesoramiento	La existencia de cargos “adscriptos” puede crear confusión en cuanto a su consideración  de órgano de asesoramiento o de ejecución.
5. Alcance del control	Puede observarse un desequilibrio en cuanto a la distribución de niveles o responsabilidades, provocando deficiencias de control en algunas   áreas, en razón del excesivo número de personas y funciones a supervisar. Por otro lado, podría presentarse la situación inversa, cuando de un cargo depende solamente un subordinado y a éste responde otro u otros subordinados. En toda organización empresaria, una excesiva cantidad de subordinados bajo el mando de un mismo supervisor disminuirá la eficiencia e incrementará el coeficiente de error en la operatoria de éste, como consecuencia de la excesiva cantidad de decisiones y datos a su cargo. En forma inversa, una empresa en la que en una de las áreas de su estructura existen tres niveles en los que se da el tipo de delegación uno a uno y un cuarto nivel de ejecución, la sospecha obvia será la de considerar que las funciones de los tres primeros niveles son relativamente triviales y que, por lo tanto, pudieron ser comprimidas en el trabajo de un solo jefe o gerente.

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[1] Técnicas de organización, sistemas y métodos. Alberto R. Lardent, Manuel A. Gómez Echaren, Alberto Loro – Editorial Club de Estudio ,1993, Buenos Aires, Argentina.