Misión de la Organización

Podemos definir a la misión de una organización como la razón de ser y trabajar de la empresa, basada en los propósitos trazados a un momento determinado, medida, cuantificada y alcanzable. Es relativo al "quienes somos". En este sentido, presentamos algunos ejemplos de declaraciones de misiones de distintas organizaciones:  

La misión de PepsiCo  es incrementar el valor de la inversión de nuestros accionistas, esto lo logramos a través del crecimiento de las ventas, los controles de costos y la inversión inteligente de los recursos. Creemos que nuestro éxito comercial depende de proporcionar calidad y valor a nuestros consumidores y clientes, ofrecer productos  seguros, saludables, eficientes económicamente y sólidos en el aspecto ambiental y proporcionar un rendimiento justo a nuestros inversionistas al mismo tiempo que nos adherimos a las normas de integridad mas elevadas.

La misión de Ben & Jerry es producir, distribuir y vender helados y productos relacionados totalmente naturales y de la mejor calidad, con una amplia variedad de sabores innovadores y elaborados con productos de lácteos procedentes de Vermont Operar la empresa sobre una base financiera sólida de crecimiento rentable, incrementando el valor para nuestros accionistas y creando oportunidades de carrera y reconocimiento para nuestros empleados. Operar la empresa de manera tal que se reconozca de manera activa el papel central que desempeñan los negocios en la sociedad por medio de la puesta en marcha de programas innovadores para mejorar la calidad de vida de una extensa comunidad.

La misión del Institute of Management Accountants (IMA) es proporcionar a sus miembros oportunidades de desarrollo personal y profesional a través de la educación, la asociación con profesionales de negocios  y la certificación de habilidades en contabilidad administrativa y dirección en finanzas. La IMA es reconocida a nivel mundial por la comunidad financiera como institución respetable que influye en los conceptos y en las  prácticas éticas de la contabilidad administrativa y la dirección en finanzas.

La misión de Genentech, Inc, es ser la empresa líder en biotecnología que utiliza información genética humana para desarrollar, manufacturar y comercializar  productos farmacéuticos que satisfagan las necesidades medicas importantes aun sin resolver. Nos comprometemos a mostrar normas elevadas de integridad contribuyendo al mejor interés de los pacientes, la profesión médica y nuestros empleados, así como a obtener rendimientos significativos para nuestros accionistas con base en la búsqueda continua de la excelencia científica.


Ejercicio: A partir de los conceptos vertidos en clase y las entradas al blog; Elija por lo menos dos empresas argentinas que conozca; busque información de las mismas en internet y formule su misión.

Misión, Visión y Objetivos

"Las organizaciones son unidades sociales que persiguen fines específicos; su mima razón de ser es el servicio de esos fines." (Etzioni). Pero una vez formadas, las organizaciones adquieren sus propias necesidades que pueden afectar el cumplimiento de los fines establecidos, así por ejemplo una organización de caridad emplea más recursos en su mantenimiento (alquiler, sueldo, gastos, etc.) que en la misma caridad que pregona y efectiviza.

"Cada empresa debe comprometerse con objetivos comunes y valores compartidos. Sin ese compromiso no hay empresa. Solo una pandilla." (Drucker)

La definición de los objetivos, es un proceso que permite a las organizaciones cumplir con el fin que ha sido creada. Entendemos que las organizaciones pueden tener más de un objetivo, y lo ideal sería que todos ellos sean compatibles entre sí, y con la finalidad de la empresa.

Sin embargo, en la vida cotidiana nos encontramos con organizaciones que ignoran el porqué realizan ciertas actividades. No saben hacia dónde va el trabajo que realizan, ni de dónde proviene la necesidad de hacerlo. Incluso, ignoran el tiempo y el propósito, además de desconocer los procesos y recursos con los que se cuenta. Por otro lado el enunciado de los fines u objetivo organizacional, no tiene ningún valor, ”cumpliremos con estándares de profesionalismo y ética”; o expresan necesidades, por ejemplo: “lograr una ganancia suficiente”.

Según Ackoff, la formulación de la misión de una organización debe tener las siguientes características:

1. Debe contener una formulación de los objetivos de la empresa, expresada en forma tal que los progresos en ese sentido puedan ser medidos.
2. Debe diferenciarla de las otras organizaciones.
3. Debe definir el negocio en el que la compañía quiere estar, y no solo aquel donde ya está.
4. Debe ser significativo para los miembros de la organización.
5. Debe ser estimulante e inspirador.

Encadenamiento de la misión, visión y objetivos

A modo de síntesis, toda organización, deberá volver a pensar el fin para el cual ha sido creada y así establecer claramente cuál es su Misión y Visión. El siguiente paso es la definición de sus objetivos,  es decir, aquellos enunciados que orientan el camino hacia un fin concreto en un futuro a varios años.

Misión: Razón de ser de la organización.

Visión: A dónde queremos llegar.

Objetivos: Establecen lo qué se debe realizar a partir de una situación presente para llegar a una situación futura y proponen los recursos y medios con los que se cuenta para lograrlo.

Los mismos pueden clasificarse en:

Objetivos Estratégicos: Qué queremos lograr en el largo plazo.

• Describen lo que una organización quiere lograr en algún punto en el futuro (1 a 5 años aproximadamente).

• Responden a las acciones que deben realizarse para dar cumplimiento a la misión y visión de la organización.

• Son lejanos en el tiempo y abarcan un rango muy amplio, por esta razón, se definen los objetivos tácticos y operativos.

Objetivos Tácticos: Qué queremos lograr en el mediano plazo, y que nos permita llegar a los objetivos estratégicos.

• Son aquellos que se plantean como guía o método a seguir, es decir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un año.

• Están basados en los objetivos estratégicos.

• Se definen por área o departamento de la organización.

Objetivos Operativos: Qué queremos lograr en el corto plazo, y que nos permita llegar a los objetivos tácticos.

• Son aquellos que definen las metas particulares a ser alcanzadas para lograr el cumplimiento de los objetivos tácticos.

• Cada área y departamento de la organización establece los objetivos operativos para alcanzar el objetivo táctico correspondiente.

La organización como sistema

A fin de comprender el concepto de organización debemos analizar el concepto de sistema, desarrollaremos varias definiciones al respecto.

Un sistema puede definirse como: “un conjunto de elementos interrelacionados entre sí, que desarrollan una actividad a fin de lograr un objetivo o propósito, valiéndose de datos- energía- materia, unidos al ambiente que los rodea, suministrando información- energía- materia.”

Según Ackoff: “Un sistema es un conjunto de dos o más elementos que satisface las siguientes tres condiciones:

1. La conducta de cada elemento tiene un efecto sobre la conducta del todo
2. La conducta de los elementos y sus efectos sobre el todo son interdependientes
3. Sin importar como se formen los subgrupos de elementos, cada uno tiene un efecto sobre la conducta del todo, y ninguno tiene un efecto independiente sobre él.”

Según la definición de Pozo Navarro; “Un sistema es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes esta conjuntada a través de una ordenación lógica, que encadena sus actos a un fin común.”

Una organización podemos definirla como un sistema de actividades conscientemente coordinadas formada por dos o más personas, y desde una perspectiva más amplia: “las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas para lograr fines específicos.”, según definición de Chiavenato

Si entendemos a la organización como un sistema, en ella pueden diferenciarse las partes que la integran, sus interrelaciones y el objetivo común. Todo aquello que queda fuera de los límites del sistema organizativo constituye su ambiente o entorno. Con este concepto podemos inferir que toda organización es un sistema.

A partir de la lectura del artículo “El enfoque sistémico” (para acceder al mismo haga click en el título), podremos reflexionar sobre los siguientes interrogantes:

¿Qué interpretamos como sistema?

¿Cómo consideramos su funcionamiento?

Breves conceptos sobre estructura organizacional

La estructura de una organización se puede definir como: el conjunto de relaciones existentes entre los individuos que forman parte de la organización y el cargo o puesto que desempeñan en ella; la evolución de la misma no debe ser librada al azar sino que debe responder a las necesidades estratégicas que posea la organización, siendo un medio para alcanzar los objetivos y metas preestablecidos.

Cuando definimos el funcionamiento de una organización no solo analizamos los elementos con que la misma cuenta y sus relaciones, establecemos el funcionamiento sistémico de dichos elementos desde el punto de vista de la estructura, ¿qué actividades realizar?, ¿quiénes las realizan?, y desde el punto de vista de los procedimientos, ¿cómo realizar las actividades?, ¿cuándo deben realizarse las mismas?. En este sentido, estructura y procedimientos son dos caras de una misma complejidad.

El diseño de una organización debe contemplar la evolución de la estructura organizacional, no como simples soluciones de compromiso sino mediante un mecanismo conciente que permita el aprovechamiento de los recursos disponibles, y maximice las oportunidades que se le presentan en materias de desafíos hacia el futuro.

La estructura evoluciona haciendo frente a situaciones de contexto y a su propio desarrollo organizacional. La incorporación de personal, las interacciones que estos producen, su mejor aprovechamiento, su grado de satisfacción y realización dentro de las organizaciones esta íntimamente ligada al desarrollo estructural que la misma posea y por ultimo, el diseño estructural debe pensarse tantas veces como se revisen los planes estratégicos, ya que la subordinación de la estructura a los planes estratégicos es una de las premisas básicas en el diseño de organizaciones, según lo definido en su oportunidad por Peter Drucker.

La causa de la ineficiencia de muchas organizaciones no reside solamente en los procedimientos, la asignación de recursos o la falta de metas u objetivos, un mal diseño estructural puede impedir el desarrollo organizacional previsto, pues en su seno conviven el traspaso de información (comunicación), la toma de decisiones, la asignación de las tareas.

La estructura, al especificar líneas de autoridad y esferas de actividad, fija la forma en que se relacionan los componentes del sistema. Esa serie de relaciones abstractas más o menos permanentes, que Hebert Simon, denomina organización formal, rige el comportamiento de los participantes y condiciona la forma en que ocurren los procesos.

En el video se presentan breves conceptos sobre estructura organizacional.

 

Elementos claves de la Organización

De acuerdo a distintos autores, pueden existir distintos elementos claves que para poder analizar una organización:

ESPECIALIZACION

Este concepto está relacionado con la división del trabajo, que postula que los trabajadores incrementan su productividad si realizan solo aquellas tareas en las que pueden destacarse. El aspecto esencial de la especialización del trabajo es que en ella no se asigna, al individuo, la realización de todo el trabajo, sino que el mismo se divide en varias tareas, cada una de los cuales es realizada por una persona (especializada) diferente. De esta manera, los empleados se especializan individualmente en una sola tarea, y no en la actividad completa.

Este concepto también refiere al grado de división de tareas que podemos encontrar en una organización.

DEPARTAMENTALIZACION

Una vez que los trabajos han sido divididos mediante la especialización del trabajo, es preciso volver a agruparlos para que sea posible coordinar las tareas comunes.

La base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas organizacionales se conoce como departamentalización. Toda organización cuenta con su propia forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo.

CADENA DE MANDO

La cadena de mando es una línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles superiores de la organización hasta los niveles más bajos y aclara quién le deberá rendir cuentas a quién. Esto ayuda a los empleados a saber a quién deberán recurrir cuando tengan problemas y ante quien son responsables.

Es importante recordar el concepto de unidad de mando, que sostiene que un subordinado debe tener un superior y solo uno, ante quien responder.

Por último, el concepto de amplitud del control que refiere a la cantidad de subordinados que un jefe puede supervisar con eficacia y eficiencia.

CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION

Este concepto refiere al grado de concentración que realiza la organización en que la toma de decisiones; la organización será centralizada si ésta concentra la toma de decisiones en los más altos niveles de a organización.

Por el contrario, la descentralización es la transferencia de la toma de decisiones a niveles más bajos dentro de una organización.

El concepto centralización-descentralización es de carácter relativo, no absoluto, lo que implica que una organización nunca está completamente centralizada o descentralizada, pocas organizaciones podrían ser eficaces si todas las decisiones las tomarán únicamente el Gerente General, y lo mismo ocurriría si todas las decisiones fueran delegadas a los niveles más bajos de la organización.

RESPONSABILIDAD

Podríamos definir como responsabilidad al principio según el cual todo individuo debe responder por sus actos, por sus dichos y por decisiones, ante la sociedad donde convive. La responsabilidad perdura de por vida y nos trasciende como personas.

Al interior de la pirámide organizacional sin embargo, la responsabilidad opera jerárquicamente. Mientras más alta sea la ubicación, el rango, la autoridad, las funciones y el lugar que un individuo ocupa en la estructura jerárquica de la organización, mayor es la responsabilidad moral que asume, ya que se supone que a mayor rango jerárquico, es mayor el nivel de atribuciones, de poder y de autoridad de que está dotado, y mayor es también la información de que dispone, para tomar decisiones y ejercer el poder que le ha sido atribuido.

Por último, la responsabilidad no se delega.

FORMALIZACION

La formalización se refiere al grado en que las actividades de una organización están normadas o regladas, y como consecuencia de ello, el comportamiento de los empleados en la organización está establecida en procedimientos.

En organizaciones con alta formalización los empleados tienen una cantidad mínima de discreción sobre lo que tiene que hacerse, cuando debe hacerse y como se llevará a cabo.

Cuando la formalización es baja, el comportamiento en los puestos está relativamente no estructurado y los empleados gozan de mucha libertad para elegir la forma en que harán su trabajo.

Organización Formal e Informal

El comportamiento de los distintos individuos en una organización está condicionado por:

a. la organización formal (o racional) y

b. la organización informal (o natural).

Organización formal

Es un proceso lógico y racional que implica la disposición de funciones y jerarquías, la descripción escrita de tareas, obligaciones, derechos, dependencias, etc., de los distintos participantes de la organización, que implican procesos y comportamientos sociales definidos que permiten la consecución de los objetivos de la misma. 

La organización formal cumple características que le son propias, distribuye entre sus miembros las actividades, responsabilidades y autoridad de una forma precisa, explicita y relativamente permanente.  (Cortagerena, Alicia; Freijedo, Claudio, Administración y Gestión de Organizaciones. Editorial Macchi, Buenos Aires, 2001)

En este sentido, la organización formal posee tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligaciones de rendir cuentas; este conjunto de elementos está dispuesto en forma consciente y minuciosa, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. La organización formal se caracteriza por estar bien definida, tener una delegación adecuadamente limitada y poseer una relativa estabilidad.

Algunas herramientas de la organización formal, entre otras, son:

• El organigrama,
• Descripción de cargos (misiones y funciones),
• Detalle de los Circuitos o procesos administrativos de las principales actividades y funciones,
• Plan de cuentas,
• Reglamentos escritos vigentes en la organización,
• Establecimiento de políticas, como ser la de Política de Cobranzas,
• El cumplimiento de la normativa (Afip, Leyes Laborales, etc.).

Organización informal

Son todas aquellas relaciones que se dan en forma espontánea, sin que estén preestablecidas; no tienen una distribución de actividades, responsabilidad y autoridad de una forma explícitamente definida. 

La organización informal se manifiesta en los usos y costumbres, en las tradiciones, en lo ideales y las normas sociales (cultura organizacional). Por lo tanto se reconoce en las actitudes y disposiciones basadas en la opinión, en el sentimiento y en la necesidad de “asociarse”, y no se modifica con rapidez ni procede de la lógica.

La organización informal presenta las siguientes características:

1. Relación de cohesión o de antagonismo,
2. Estatus de los integrantes,
3. Colaboración espontánea,
4. Posibilidad de oposición a la organización formal,
5. Patrones de relaciones y actitudes interpersonales,
6. Cambios de nivel y modificaciones de los grupos informales,
7. La organización informal trasciende la organización,
8. La existencia de estándares de desempeño en los grupos informales, desarrollado por sus miembros.

La organización informal se origina en la necesidad de convivir con otras personas, durante el transcurso de la labor diaria se crean relaciones sociales y se integran grupos informales en donde cada persona adquiere cierta posición o estatus. 

En las distintas organizaciones hay un continuo proceso de formación y disolución de los grupos que conforman la organización informal, pero las consecuencias del mismo son imperceptibles, muchas veces, para la organización y no afecta el funcionamiento de la misma, como así el cumplimiento de sus objetivos.

Hablando de organización

La primera aproximación a las organizaciones consista en definirla como "conjunto de individuos que interactúan entre sí para el logro de determinados objetivos, formando parte de un sistema abierto con corriente de entrada y salida respecto del contexto." (Ghiglione, 1980)

El vocablo “organización” lleva los siguientes tres conceptos relacionados:

1. La unidad social que la conforma, que puede ser interpretada como sistema, entendiendo por tal a los diversos elementos que la componen y sus interdependencias.
2. La estructura de dicho ente, o sea, las interrelaciones básicas que existen entre los elementos componentes de la misma.
3. El proceso organizativo, las actividades encaminadas a dar forma (estructurar), adecuar (reestructurar) y en general hacer funcionar a la organización en su conjunto.

Más allá de la definición, son muchos de los estudiosos de la administración nos advierten de la multiplicidad de significados que se le ha dado a la palabra organización.

Peter Drucker nos indica: “Organización es el proceso por el cual los gerentes ordenan el caos, resuelven conflictos entre personas referentes a trabajos y responsabilidades y establecen un ambiente satisfactorio para el grupo de trabajo.”

Hebert Simon también se refiere a su significado: “el vocablo Organización se refiere al complejo diseño de comunicaciones y demás relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos. Este diseño proporciona a cada miembro del grupo una parte de la información de los supuestos, objetivos y actitudes que están en sus decisiones y también una serie de expectativas fijas y de cómo reaccionarán ante lo que él diga o haga.”

Material consultado:

Estructuras y Procesos – Ghiglione, Gilli y Gómez Fulao – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1980.

Organización y Estructura – Fresco, Juan Carlos – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1984.