El comportamiento de los distintos individuos en una organización está condicionado por:
a. la organización formal (o racional) y
b. la organización informal (o natural).
Organización formal
Es un proceso lógico y racional que implica la disposición de funciones y jerarquías, la descripción escrita de tareas, obligaciones, derechos, dependencias, etc., de los distintos participantes de la organización, que implican procesos y comportamientos sociales definidos que permiten la consecución de los objetivos de la misma.
La organización formal cumple características que le son propias, distribuye entre sus miembros las actividades, responsabilidades y autoridad de una forma precisa, explicita y relativamente permanente. (Cortagerena, Alicia; Freijedo, Claudio, Administración y Gestión de Organizaciones. Editorial Macchi, Buenos Aires, 2001)
En este sentido, la organización formal posee tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligaciones de rendir cuentas; este conjunto de elementos está dispuesto en forma consciente y minuciosa, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. La organización formal se caracteriza por estar bien definida, tener una delegación adecuadamente limitada y poseer una relativa estabilidad.
Algunas herramientas de la organización formal, entre otras, son:
- El organigrama,
- Descripción de cargos (misiones y funciones),
- Detalle de los Circuitos o procesos administrativos de las principales actividades y funciones,
- Plan de cuentas,
- Reglamentos escritos vigentes en la organización,
- Establecimiento de políticas, como ser la de Política de Cobranzas,
- El cumplimiento de la normativa (Afip, Leyes Laborales, etc.).
Organización informal
Son todas aquellas relaciones que se dan en forma espontánea, sin que estén preestablecidas; no tienen una distribución de actividades, responsabilidad y autoridad de una forma explícitamente definida.
La organización informal se manifiesta en los usos y costumbres, en las tradiciones, en lo ideales y las normas sociales (cultura organizacional). Por lo tanto se reconoce en las actitudes y disposiciones basadas en la opinión, en el sentimiento y en la necesidad de “asociarse”, y no se modifica con rapidez ni procede de la lógica.
La organización informal presenta las siguientes características:
- Relación de cohesión o de antagonismo,
- Estatus de los integrantes,
- Colaboración espontánea,
- Posibilidad de oposición a la organización formal,
- Patrones de relaciones y actitudes interpersonales,
- Cambios de nivel y modificaciones de los grupos informales,
- La organización informal trasciende la organización,
- La existencia de estándares de desempeño en los grupos informales, desarrollado por sus miembros.
La organización informal se origina en la necesidad de convivir con otras personas, durante el transcurso de la labor diaria se crean relaciones sociales y se integran grupos informales en donde cada persona adquiere cierta posición o estatus.
En las distintas organizaciones hay un continuo proceso de formación y disolución de los grupos que conforman la organización informal, pero las consecuencias del mismo son imperceptibles, muchas veces, para la organización y no afecta el funcionamiento de la misma, como así el cumplimiento de sus objetivos.
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