A
fin de comprender el concepto de organización debemos analizar el
concepto de sistema, desarrollaremos varias definiciones al respecto.
Un sistema puede definirse como: “un
conjunto de elementos interrelacionados entre sí, que desarrollan una
actividad a fin de lograr un objetivo o propósito, valiéndose de datos-
energía- materia, unidos al ambiente que los rodea, suministrando
información- energía- materia.”
Según Ackoff: “Un sistema es un conjunto de dos o más elementos que satisface las siguientes tres condiciones:
La conducta de cada elemento tiene un efecto sobre la conducta del todo
La conducta de los elementos y sus efectos sobre el todo son interdependientes
Sin
importar como se formen los subgrupos de elementos, cada uno tiene
un efecto sobre la conducta del todo, y ninguno tiene un efecto
independiente sobre él.”
Según la definición de Pozo Navarro; “Un
sistema es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una
de sus partes esta conjuntada a través de una ordenación lógica, que
encadena sus actos a un fin común.”
Una
organización podemos definirla como un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formada por dos o más personas, y desde una
perspectiva más amplia: “las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas para lograr fines específicos.”, según definición de Chiavenato
Si
entendemos a la organización como un sistema, en ella pueden
diferenciarse las partes que la integran, sus interrelaciones y el
objetivo común. Todo aquello que queda fuera de los límites del sistema
organizativo constituye su ambiente o entorno. Con este concepto podemos
inferir que toda organización es un sistema.
A partir de la lectura del artículo “El enfoque sistémico” (para acceder al mismo haga click en el título), podremos reflexionar sobre los siguientes interrogantes:
La estructura de una organización se puede definir como: el conjunto de
relaciones existentes entre los individuos que forman parte de la
organización y el cargo o puesto que desempeñan en ella; la evolución de
la misma no debe ser librada al azar sino que debe responder a las
necesidades estratégicas que posea la organización, siendo un medio para
alcanzar los objetivos y metas preestablecidos.
Cuando
definimos el funcionamiento de una organización no solo analizamos los
elementos con que la misma cuenta y sus relaciones, establecemos el
funcionamiento sistémico de dichos elementos desde el punto de vista de
la estructura, ¿qué actividades realizar?, ¿quiénes las realizan?, y
desde el punto de vista de los procedimientos, ¿cómo realizar las
actividades?, ¿cuándo deben realizarse las mismas?. En este sentido,
estructura y procedimientos son dos caras de una misma complejidad.
El
diseño de una organización debe contemplar la evolución de la
estructura organizacional, no como simples soluciones de compromiso sino
mediante un mecanismo conciente que permita el aprovechamiento de los
recursos disponibles, y maximice las oportunidades que se le presentan
en materias de desafíos hacia el futuro.
La
estructura evoluciona haciendo frente a situaciones de contexto y a su
propio desarrollo organizacional. La incorporación de personal, las
interacciones que estos producen, su mejor aprovechamiento, su grado de
satisfacción y realización dentro de las organizaciones esta íntimamente
ligada al desarrollo estructural que la misma posea y por ultimo, el
diseño estructural debe pensarse tantas veces como se revisen los planes
estratégicos, ya que la subordinación de la estructura a los planes
estratégicos es una de las premisas básicas en el diseño de
organizaciones, según lo definido en su oportunidad por Peter Drucker.
La
causa de la ineficiencia de muchas organizaciones no reside solamente
en los procedimientos, la asignación de recursos o la falta de metas u
objetivos, un mal diseño estructural puede impedir el desarrollo
organizacional previsto, pues en su seno conviven el traspaso de
información (comunicación), la toma de decisiones, la asignación de las
tareas.
La
estructura, al especificar líneas de autoridad y esferas de actividad,
fija la forma en que se relacionan los componentes del sistema. Esa
serie de relaciones abstractas más o menos permanentes, que Hebert
Simon, denomina organización formal, rige el comportamiento de los
participantes y condiciona la forma en que ocurren los procesos.
En el video se presentan breves conceptos sobre estructura organizacional.
De acuerdo a distintos autores, pueden existir
distintos elementos claves que para poder analizar una organización:
ESPECIALIZACION
Este concepto está relacionado con la división
del trabajo, que postula que los trabajadores incrementan su productividad si
realizan solo aquellas tareas en las que pueden destacarse. El aspecto esencial
de la especialización del trabajo es que en ella no se asigna, al individuo, la
realización de todo el trabajo, sino que el mismo se divide en varias tareas,
cada una de los cuales es realizada por una persona (especializada) diferente. De
esta manera, los empleados se especializan individualmente en una sola tarea, y
no en la actividad completa.
Este concepto también refiere al grado de división
de tareas que podemos encontrar en una organización.
DEPARTAMENTALIZACION
Una vez que los trabajos han sido divididos
mediante la especialización del trabajo, es preciso volver a agruparlos para
que sea posible coordinar las tareas comunes.
La base sobre la cual se agrupan los trabajos a
fin de alcanzar las metas organizacionales se conoce como departamentalización.
Toda organización cuenta con su propia forma específica de clasificar y agrupar
las actividades de trabajo.
CADENA DE MANDO
La cadena de mando es una línea ininterrumpida
de autoridad que se extiende desde los niveles superiores de la organización
hasta los niveles más bajos y aclara quién le deberá rendir cuentas a quién.
Esto ayuda a los empleados a saber a quién deberán recurrir cuando tengan
problemas y ante quien son responsables.
Es importante recordar el concepto de unidad de
mando, que sostiene que un subordinado debe tener un superior y solo uno, ante
quien responder.
Por último, el concepto de amplitud del control
que refiere a la cantidad de subordinados que un jefe puede supervisar con
eficacia y eficiencia.
CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION
Este concepto refiere al grado de concentración
que realiza la organización en que la toma de decisiones; la organización será
centralizada si ésta concentra la toma de decisiones en los más altos niveles
de a organización.
Por el contrario, la descentralización es la
transferencia de la toma de decisiones a niveles más bajos dentro de una
organización.
El concepto centralización-descentralización es
de carácter relativo, no absoluto, lo que implica que una organización nunca
está completamente centralizada o descentralizada, pocas organizaciones podrían
ser eficaces si todas las decisiones las tomarán únicamente el Gerente General,
y lo mismo ocurriría si todas las decisiones fueran delegadas a los niveles más
bajos de la organización.
RESPONSABILIDAD
Podríamos definir como responsabilidad al
principio según el cual todo individuo debe responder por sus actos, por sus
dichos y por decisiones, ante la sociedad donde convive. La responsabilidad perdura
de por vida y nos trasciende como personas.
Al interior de la pirámide organizacional sin
embargo, la responsabilidad opera jerárquicamente. Mientras más alta sea la
ubicación, el rango, la autoridad, las funciones y el lugar que un individuo
ocupa en la estructura jerárquica de la organización, mayor es la
responsabilidad moral que asume, ya que se supone que a mayor rango jerárquico,
es mayor el nivel de atribuciones, de poder y de autoridad de que está dotado,
y mayor es también la información de que dispone, para tomar decisiones y
ejercer el poder que le ha sido atribuido.
Por último, la responsabilidad no se delega.
FORMALIZACION
La formalización se refiere al grado en que las
actividades de una organización están normadas o regladas, y como consecuencia
de ello, el comportamiento de los empleados en la organización está establecida
en procedimientos.
En organizaciones con alta formalización los
empleados tienen una cantidad mínima de discreción sobre lo que tiene que
hacerse, cuando debe hacerse y como se llevará a cabo.
Cuando la formalización es baja, el
comportamiento en los puestos está relativamente no estructurado y los
empleados gozan de mucha libertad para elegir la forma en que harán su trabajo.
El comportamiento de los distintos individuos en una organización está condicionado por:
a. la organización formal (o racional) y
b. la organización informal (o natural).
Organización formal
Es un proceso lógico y racional que implica la disposición de funciones y jerarquías, la descripción escrita de tareas, obligaciones, derechos, dependencias, etc., de los distintos participantes de la organización, que implican procesos y comportamientos sociales definidos que permiten la consecución de los objetivos de la misma.
La organización formal cumple características que le son propias, distribuye entre sus miembros las actividades, responsabilidades y autoridad de una forma precisa, explicita y relativamente permanente. (Cortagerena, Alicia; Freijedo, Claudio, Administración y Gestión de Organizaciones. Editorial Macchi, Buenos Aires, 2001)
En este sentido, la organización formal posee tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligaciones de rendir cuentas; este conjunto de elementos está dispuesto en forma consciente y minuciosa, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. La organización formal se caracteriza por estar bien definida, tener una delegación adecuadamente limitada y poseer una relativa estabilidad.
Algunas herramientas de la organización formal, entre otras, son:
El organigrama,
Descripción de cargos (misiones y funciones),
Detalle de los Circuitos o procesos administrativos de las principales actividades y funciones,
Plan de cuentas,
Reglamentos escritos vigentes en la organización,
Establecimiento de políticas, como ser la de Política de Cobranzas,
El cumplimiento de la normativa (Afip, Leyes Laborales, etc.).
Organización informal
Son todas aquellas relaciones que se dan en forma espontánea, sin que estén preestablecidas; no tienen una distribución de actividades, responsabilidad y autoridad de una forma explícitamente definida.
La organización informal se manifiesta en los usos y costumbres, en las tradiciones, en lo ideales y las normas sociales (cultura organizacional). Por lo tanto se reconoce en las actitudes y disposiciones basadas en la opinión, en el sentimiento y en la necesidad de “asociarse”, y no se modifica con rapidez ni procede de la lógica.
La organización informal presenta las siguientes características:
Relación de cohesión o de antagonismo,
Estatus de los integrantes,
Colaboración espontánea,
Posibilidad de oposición a la organización formal,
Patrones de relaciones y actitudes interpersonales,
Cambios de nivel y modificaciones de los grupos informales,
La organización informal trasciende la organización,
La existencia de estándares de desempeño en los grupos informales, desarrollado por sus miembros.
La organización informal se origina en la necesidad de convivir con otras personas, durante el transcurso de la labor diaria se crean relaciones sociales y se integran grupos informales en donde cada persona adquiere cierta posición o estatus.
En las distintas organizaciones hay un continuo proceso de formación y disolución de los grupos que conforman la organización informal, pero las consecuencias del mismo son imperceptibles, muchas veces, para la organización y no afecta el funcionamiento de la misma, como así el cumplimiento de sus objetivos.
La primera aproximación a las organizaciones consista en definirla como "conjunto de individuos que interactúan entre sí para el logro de determinados objetivos, formando parte de un sistema abierto con corriente de entrada y salida respecto del contexto." (Ghiglione, 1980)
El vocablo “organización” lleva los siguientes tres conceptos relacionados:
La unidad social que la conforma, que puede ser interpretada como sistema, entendiendo por tal a los diversos elementos que la componen y sus interdependencias.
La estructura de dicho ente, o sea, las interrelaciones básicas que existen entre los elementos componentes de la misma.
El proceso organizativo, las actividades encaminadas a dar forma (estructurar), adecuar (reestructurar) y en general hacer funcionar a la organización en su conjunto.
Más allá de la definición, son muchos de los estudiosos de la administración nos advierten de la multiplicidad de significados que se le ha dado a la palabra organización.
Peter Drucker nos indica: “Organización es el proceso por el cual los gerentes ordenan el caos, resuelven conflictos entre personas referentes a trabajos y responsabilidades y establecen un ambiente satisfactorio para el grupo de trabajo.”
Hebert Simon también se refiere a su significado: “el vocablo Organización se refiere al complejo diseño de comunicaciones y demás relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos. Este diseño proporciona a cada miembro del grupo una parte de la información de los supuestos, objetivos y actitudes que están en sus decisiones y también una serie de expectativas fijas y de cómo reaccionarán ante lo que él diga o haga.”
Material consultado:
Estructuras y Procesos – Ghiglione, Gilli y Gómez Fulao – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1980.
Organización y Estructura – Fresco, Juan Carlos – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1984.
La
administración es un proceso y, dentro de
ella, se pueden distinguir varias etapas distintas, cada una de las cuales
responde a un fin específico con miras al logro de un objetivo final. A esta
serie de actividades se la denomina proceso administrativo, el que incluye
cuatro etapas:
1.)
Planificación: actividad que responde a la pregunta ¿qué queremos
lograr? y ¿qué camino seguiremos? Implica la fijación de objetivos, planes,
metas, presupuestos, etc.
2.)
Organización: esta actividad responde a la pregunta ¿cómo lo vamos a
hacer? Incluye la división del trabajo, asignación de tareas y responsabilidades,
etc.
3.)
Dirección: actividad destinada a 'ver que se hagan las cosas'. Implica
motivar a los individuos, ejercer liderazgo y tomar decisiones.
4.)
Control: responde a la interrogante ¿cómo se ha realizado la actividad?,
¿se han logrado los objetivos propuestos? Conlleva la aplicación de estándares
de control, indicadores de gestión e implementación de medidas correctivas.
La
historia de la administración, es la historia de la misma de la
humanidad. Como sabemos el ser humano es social por naturaleza, lo que implica
el vivir en forma gregaria, en sociedad. Esto implicó, desde los principios
mismo de la humanidad, la división de funciones sociales en forma ordenada
entre los miembros de todo agrupamiento social – familia, clan o tribu. La administración
en ese entonces se constituyó en una necesidad para garantizar la subsistencia
y supervivencia de estos grupos humanos primarios; cuando más crecían estos
agrupamientos más crecía la necesidad de organizar las actividades humanas de
sus integrantes.
La
administración es producto de la evolución misma de la sociedad, que fue
exigiendo más conocimientos para armonizar la vida de los individuos que la
conforman, organizando su trabajo, sus procesos productivos, su educación, seguridad
y justicia.
Definición
Etimológica
La
palabra “Administración”, se forma del prefijo “ad”, hacia, y de
“ministratio” que expresa subordinación u obediencia: el que realiza
una función bajo el mando de otro.
Definiciones
Para
Peter Drucker:
La
administración es la actividad más importante de nuestra sociedad. La
administración es una actividad central en nuestra civilización.
Para
Terry:
Proceso distintivo que
consiste en la planeación, organización, dirección y control, ejecutados para determinar
y lograr los objetivos, mediante el uso de gente y recursos.
Para
J.D. Mooney:
La
administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base
en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.
Para
Koontz y O’Donnell:
Es
la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos,
fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.
Para
Fayol:
Prever, organizar,
dirigir y controlar a subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios
que se presten sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa.
Otras
definiciones
Es el proceso de
realizar actividades y terminarlas eficientemente por medio de otras
personas.
Crear y
conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas puedan trabajar
eficazmente en el logro de objetivos comunes.
El proceso de:
Planear, Organizar, Dirigir y Controlar los esfuerzos de los miembros de
una organización y los demás recursos para alcanzar las metas
establecidas.
La
administración comprende la coordinación de los hombres y recursos
materiales para el logro de ciertos objetivos.
Definición sugerida
La administración es una de las
actividades humanas más importantes, ya que coordina el esfuerzo grupal del
cual depende el desarrollo de todas las organizaciones.
Concepto de
Administración
Es una disciplina científica basada
en un conjunto de principios y técnicas, que trata de combinar y coordinar los
recursos para lograr los propósitos en forma mancomunada, porque
individualmente sería imposible alcanzarlos.
Administrar
implica saber:
¿Qué puede
hacerse?
¿Qué se va a
hacer?
¿Cómo se va a
hacer?
¿Con qué / quién
se va a hacer?
¿Cómo lograr que
se haga?
¿Cómo saber
cuándo se ha realizado?
Historia
de la Administración
Para
comprender mejor la administración, es necesario efectuar una breve revisión
histórica de sus manifestaciones hasta llegar a su estado actual. Es en este
último siglo donde se han producido los más importantes avances y se ha
constituido en la ciencia que nosotros conocemos.
Época
primitiva
En
esta época, los miembros de la tribu trabajaban en actividades caza, pesca y
recolección. Los jefes de familia ejercían la autoridad para tomar las
decisiones de mayor importancia. Existía la división primitiva del trabajo
originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los
individuos integrantes de la sociedad.
Periodo
agrícola
Se
caracterizó por la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria.
Prevaleció la división del trabajo por edad y sexo. Se acentuó la organización
social de tipo patriarcal. La caza, pesca y recolección pasaron a tener un
lugar de importancia secundaria en la economía agrícola de subsistencia. El
crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en
el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la
administración.
Antigüedad
grecolatina
En
esta época apareció la esclavitud; la administración se caracterizó por su
orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal
como forma disciplinaria. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba en
cualquier labor de producción. Existió un bajo rendimiento productivo
ocasionado por el descontento y el trato inhumano que sufrieron los esclavos
debido a estas medidas administrativas. Esta forma de organización fue una de
tantas causas de la caída del Imperio Romano.
Época
feudal
Durante
el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de
servidumbre. La administración interior del feudo estaba sujeta al criterio del
señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo. Al
finalizar esta época, un gran número de siervos se convirtieron en trabajadores
independientes, organizándose así los talleres artesanales y el sistema de
oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administración. Los
artesanos-patrones trabajaban al lado de los oficiales y aprendices en quienes
delegaban su autoridad. El desarrollo del comercio en gran escala originó que
la economía familiar se convirtiera en economía de ciudad. Aparecieron las
corporaciones o gremios que regulaban horarios, salarios y demás condiciones de
trabajo; en dichos organismos se encuentra el origen de los actuales
sindicatos.
Revolución
Industrial
Esta
época se caracterizó por la aparición de diversos inventos y descubrimientos
-por ejemplo, la máquina de vapor-, mismos que propiciaron el desarrollo
industrial y, consecuentemente, grandes cambios en la organización social.
Desaparecieron los talleres artesanales y se centralizó la producción, lo que
dio origen al sistema de fábricas en donde el empresario era dueño de los
medios de producción y el trabajador vendía su fuerza de trabajo. Surgió la
especialización y la producción en serie. La administración seguía careciendo
de bases científicas; se caracterizaba por la explotación inhumana del
trabajador, horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores
peligrosas, etc. y por ser una administración de tipo coercitivo, influida por
el espíritu liberal de la época, que otorgaba al empresario gran libertad de
acción.
Por
otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de
especialistas, incipientes administradores, que manejaban directamente todos
los problemas de la fábrica. Todos estos factores provocaron la aparición de
diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los
trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la
administración científica y la madurez de las disciplinas administrativas.
Siglo
XX
Se
caracteriza por un gran desarrollo tecnológico e industrial y,
consecuentemente, por la consolidación de la administración. A principios de
este siglo surge las escuelas clásicas de administración, Henry Fayol y
Frederick Winslow Taylor, quienes en forma paralela dieron origen al estudio de
esta materia; de ahí en adelante, multitud de autores se dedican al desarrollo
de esta disciplina.
En
la actualidad
La
administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa
u organización dando como resultado las diferentes teorías o escuelas
administrativas que rigen el conocimiento científico de esta disciplina.
En
la actualidad, la administración se aplica en cualquier actividad organizada:
desde la realización de un evento deportivo hasta el lanzamiento de un satélite
espacial, siendo imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier
organismo social.
Este
video nos propone un breve recorrido por la historia de la administración.
